Tips voor je Out of Office – zo schrijf je een correcte auto reply

Als je niet aanwezig bent op je werk, is het netjes dit te laten weten aan iedereen die jou probeert te berichten. Sterker nog: in veel bedrijven is het instellen van een out-of-office melding verplicht.

In de zogeheten afwezigheid assistent in outlook maak je hiervoor een ‘out-of-office’ antwoord aan.

Een afwezigheidsbericht bestaat uit een korte tekst, met daarin de belangrijkste zaken: wanneer je niet bereikbaar bent, wanneer je contacten weer antwoord kunnen verwachten en eventueel de reden voor je afwezigheid. Ook een verwijzing naar een ander e-mailadres, bijvoorbeeld dat van een collega, is vaak handig of zelfs noodzakelijk.

Een bericht kan er dan als volgt uit zien:

• Titel (Afwezig)
• Aanhef (Beste heer/mevrouw, bedankt voor uw bericht)
• Wanneer je weer bereikbaar bent (Op het moment ben ik op vakantie. Vanaf maandag DD/MM/JJ, hh:mm uur kunt u mij weer bereiken.)
• Niet doorgestuurd (vertel dat er niemand jouw mails leest indien je dit niet zo hebt ingesteld)
• Wie eventueel jouw werkzaamheden overneemt tijdens je afwezigheid en de contactgegevens (Neem in dringende gevallen contact op met COLLEGA: collega@mailadres.nl.
• Afsluiting (Met vriendelijke groet, naam, functie)

Afwezigheidsmeldingen zijn in principe een formele aangelegenheid. Houd het bericht daarom zakelijk. Wel kun je je berichten voor interne medewerkers eventueel iets persoonlijker maken dan voor externe contacten.

Een hele fijne vakantie!