Werkgeluk Leestijd 3 minuten

Terug van vakantie: you’ve got mail!

Heerlijk die zomer! Lekker op vakantie en genieten maar. Een gevoel dat we graag hebben én willen vasthouden. Vakantie is slechts een kleine onderbreking van je werk dus hoe hou je dat fijne gevoel ook na je vakantie vast en verlies je jezelf niet direct in je mailbox?

Je herkent het vast wel: lekker doen waar je zin in hebt, geen wekker zetten en genieten van alles en iedereen om je heen. Tot die ene maandag weer komt. Je wekker loopt af, je gaat weer netjes gekleed op weg naar je werk. In het achterhoofd begin je al te denken: “Hoeveel mails zal ik hebben en wat moet dringend gebeuren?” Je start je laptop op, moet nadenken over je wachtwoord en toetst dit foutief in. Op de valreep schiet je te binnen dat je dit de laatste week voor je vakantie nog hebt gewijzigd en weet je het gelukkig weer. Je start je mail op en je ziet het cijfer van je inbox oplopen 105-106…201-202… BAM weg dat relaxte vakantiegevoel.

Denken in oplossingen

Je zou natuurlijk een out of office replay aan kunnen zetten waarbij je aangeeft dat je met vakantie bent en alle mails die je in die periode ontvangt worden verwijderd. Is het belangrijk, mail of bel me dan na mijn vakantie. Makkelijke oplossing maar niet in alle organisaties even werkbaar en klantvriendelijk. Een andere oplossing is om een collega te vragen je mailbox te beheren. De belangrijkste zaken kunnen dan al worden opgepakt en geprioriteerd. Heb je deze mogelijkheden niet, dan is het handig om te weten hoe je snel weer orde op zaken kunt stellen in je mailbox.

Orde in de mailbox

Hoe begin je dan aan je mail na de vakantie? Ik heb een handig stappenplan voor je:

Begin met sorteren op afspraken waarvoor je via de mail bent uitgenodigd en accepteer of weiger deze.
Vervolgens sorteer je de mails op afzender. Je kunt daardoor al direct spam, nieuwsberichten e.d. verwijderen doordat je de afzender ervan ziet.
Vervolgens zie je meerdere mails over één onderwerp bij elkaar staan als je sorteert op onderwerp en bewaar je daarvan alleen de meest recente mail. Doordat we vaak aan iedereen beantwoorden ruimt dit je mailbox ook weer lekker op.
Daarna lees je de berichten en bepaal je meteen wat je ermee moet doen: weggooien, direct doen, plannen, bewaren of delegeren. Maak voor elke categorie een tijdelijke map aan of geef ze een kleur zodat je dit weet.
Als laatste stap begin je op basis van prioriteit de mails daadwerkelijk af te handelen.

Ben je nog in de periode vóór je vakantie? Bel wat meer en mail wat minder. Elke vraag die je dan al direct beantwoord krijgt scheelt weer minimaal één mail na je vakantie.

Last but not least: scherm uit, leven aan!

Neem rustig de tijd om even bij te praten met je collega’s. Vaak hoor en zie je dan al veel meer dan wanneer je direct in je mailbox duikt. Denk maar zo: wat al drie weken wacht kan meestal nog wel een dag of meer wachten.

Bronnen: avk.nl, secretary.nl