Hoe behoud je als gemeente flexibiliteit zonder payroll?

Benut de overgangstermijn voor strategische personeelsplanning 

Allereerst is het goed om je te realiseren dat 1 januari 2028 niet zomaar is afgesproken. Deze ruime overgangsperiode biedt gemeenten en leveranciers de kans om vanaf 2028 met behoud van flexibiliteit hun strategische personeelsplanning vorm te geven. Tijdens deze periode van 3,5 jaar is het belangrijk om als gemeente na te denken over de vraag hoe je om wilt gaan met piek en ziek. Maak afspraken met je payroll-leverancier om te zorgen dat er vanaf 2028 geen payroll-medewerkers meer instromen bij jouw organisatie, zodat je rechtmatigheid geborgd is. Lopende payrollovereenkomsten mogen wel doorlopen. Door tijdig te anticiperen, kun je als gemeente de overgang naar een nieuwe vorm van flexibele arbeidsinzet soepel laten verlopen.

Flexibiliteit zonder payroll vanaf 2028 

Met de borging van rechtmatigheid is het probleem bij piek en ziek nog niet opgelost. Daarvoor is flexibele arbeidsinzet noodzakelijk. De VNG noemt daarvoor drie oplossingsrichtingen:

• Organisatieoverstijgende samenwerking 
  Samenwerking tussen gemeenten en gemeentelijke organisaties waarbij eigen personeel wordt uitgewisseld. Denk aan individuele detachering tussen gemeenten of arbeidspools. Deze vorm vraagt bestuurlijke afstemming en structurele samenwerking. In de praktijk blijft dit vooral geschikt voor regionale samenwerking, maar minder voor acute piekbelasting. 
• Interne flexibiliteit 
  Naast samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten zijn ook contractvormen binnen gemeenten en gemeentelijke organisaties een mogelijkheid, waaronder tijdelijke arbeidsovereenkomsten (inclusief die met AOW-gerechtigden), oproepovereenkomsten, BBL-arbeidsovereenkomsten en stageovereenkomsten. Interne flexibiliteit vergroot de wendbaarheid, maar brengt werkgeversrisico's met zich mee, zoals loondoorbetaling bij ziekte en beëindigingskosten. Voor tijdelijke en onvoorspelbare pieken is dit niet altijd de meest risicomijdende oplossing. 
• Externe flexibiliteit door inhuur 
  Bij de laatste cao-onderhandelingen benadrukten de betrokken partijen het belang van een goede balans tussen vaste en tijdelijke arbeidsrelaties en externe inhuur. Payroll wordt daarbij nog nadrukkelijk als legitieme vorm van flexibele arbeid tot 2028 genoemd naast uitzenden, detacheren en zzp. Bij zzp benadrukt de VNG de fiscale risico's van de huidige Wet Deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) voor zzp’ers. Twijfel jij over de rechtmatigheid van je zzp'er? Doe dan hier de test.

Duurzame externe flexibiliteit door inhuur 

De gemeentelijke flexibiliteit vraagt om een integrale aanpak. Een langetermijnvisie en strategische personeelsplanning zijn noodzakelijk om tijdig de flexibiliteitsbehoefte te signaleren en hierop te anticiperen met de juiste maatregelen.  

• Uitzenden - voor het opvangen van tijdelijke flexibiliteitsbehoefte zijn uitzendkrachten voor gemeenten een snelle, kostenefficiënte en risicomijdende oplossing. Gemeenten dragen bij uitzendkrachten niet de risico's voor bijvoorbeeld ziekteverzuim of ontslagvergoedingen. 
• Zzp - Zzp'ers maken deel uit van de flexibele schil van arbeidskrachten die gemeenten kunnen inzetten om in te spelen op wisselende personeelsbehoeften, zonder vaste verplichtingen aan te gaan. Gemeenten kunnen via zzp'ers toegang krijgen tot specifieke expertise die niet permanent nodig is, zoals voor projecten of advisering. Houd wel rekening met de handhaving van de wet DBA van januari 2025. Zzp’ers zijn volgens de wet ondernemers en moeten dan ook aan de voorwaarden voldoen.  
• Detacheren - Detacheren geeft gemeenten de flexibiliteit om snel specifieke en tijdelijke expertise in te huren. Gedetacheerden zijn in dienst bij een detacheringsbureau, wat gemeenten ontlast van administratieve taken zoals salarisadministratie en verzekeringen. Ze kunnen voor langere periodes worden ingezet, wat continuïteit biedt voor langdurige projecten of vervangingen. Bovendien worden gedetacheerden geselecteerd en gescreend door het detacheringsbureau, wat zorgt voor een snelle en betrouwbare inzet. Detacheren is ideaal voor het invullen van tijdelijke of specialistische functies die niet intern beschikbaar zijn.

Conclusie: herijk je flexibele schil vóór 2028

De afbouw van payroll is geen operationele wijziging, maar een strategische herinrichting van gemeentelijke flexibiliteit. Gemeenten die nu starten met inventariseren, analyseren en herstructureren, behouden grip op kosten, rechtmatigheid en continuïteit van dienstverlening.