Van contract naar samenwerking: het belang van een zorgvuldige implementatie van een inhuurpartner

Met meer dan 30 jaar ervaring in de wereld van inhuur en ruim 1500 tevreden opdrachtgevers weten we één ding zeker: een succesvolle samenwerking begint bij een doordachte, zorgvuldige implementatie. Wij delen onze tips.

Waarom een goede implementatie het verschil maakt

De overstap naar een nieuwe inhuurpartner is meer dan een HR-project. Het raakt operationele teams, inkoop, juridische afdelingen én alle collega’s die met flexibele inhuur te maken krijgen. Een gebrekkige voorbereiding kan leiden tot frustraties op de werkvloer, vertraging in werving en risico’s rondom compliance. Daarom is een goede implementatie cruciaal.

• Tip: Breng vóóraf in kaart welke afdelingen en processen geraakt worden door de overstap. Organiseer een impactanalyse, dit helpt om verwachtingen te managen en verrassingen te voorkomen.

Van HR-verandering naar organisatiebrede aanpak

Hoewel de samenwerking met een inhuurpartner vaak bij HR begint, is het effect breder. Denk aan afstemming met finance, planning, juridische controle en de managers die aanvragen indienen. Zorg dus voor organisatiebrede betrokkenheid tijdens de implementatie van de nieuwe inhuurpartner. Breng de wensen en behoeften van alle betrokken afdelingen goed in kaart en stem deze af met de partner. Zo leg je samen de basis voor effectief inhuurproces.

• Tip: Vorm een multidisciplinair implementatieteam met vertegenwoordigers uit alle betrokken afdelingen. Zo voorkom je verrassingen na livegang en zorg je ervoor dat ieders input wordt meegenomen in het nieuwe proces.

Continuïteit in de operatie

In de dagelijkse hectiek is continuïteit onmisbaar. Een nieuwe werkwijze mag de lopende operatie niet verstoren. Toch zien we in de praktijk dat onduidelijkheid over taken, systemen of communicatie juist roet in het eten kan gooien bij de implementatie. Een helder implementatieplan – afgestemd op de bestaande werkwijze en met input van betrokken stakeholders – kan dit voorkomen. Wanneer teamleiders bijvoorbeeld niet tijdig op de hoogte zijn van een nieuwe aanvraagprocedure, kan dit leiden tot vertragingen in de inzet van tijdelijke medewerkers en een toename van de werkdruk. Door een gedetailleerd implementatieplan op te stellen en te volgen, kan je er als organisatie voor zorgen dat de overgang zo soepel mogelijk verloopt. 

• Tip: Stel een implementatieplan op dat aansluit bij de huidige werkwijze. Betrek teamleiders, planners en ander betrokken personeel al in de voorbereidingsfase. Laat ze meedenken en testen.

Bouw aan een sterk partnerschap

Een succesvolle samenwerking begint bij vertrouwen en wederzijds begrip. Daarom is het belangrijk om vanaf het begin te investeren in de relatie met je inhuurpartner. Creëer ruimte om elkaar goed te leren kennen: wie zijn de aanspreekpunten? Wat zijn elkaars verwachtingen? En hoe houden jullie elkaar op de hoogte? Heldere afspraken over rollen, verantwoordelijkheden en communicatie voorkomen misverstanden en zorgen voor een soepel verloop van het proces. Door de inhuurpartner écht als verlengstuk van je organisatie te zien, bouw je samen aan een duurzaam partnerschap.

• Tip: Stel een vast aanspreekpunt aan binnen je organisatie (SPOC – Single Point of Contact) en vraag dit ook van je inhuurpartner. Organiseer structurele overlegmomenten en investeer in een goede relatie vanaf dag één.

De rol van communicatie

Verandering roept altijd vragen op. Wat verandert er? Waarom? En wat betekent dat voor mij? Een van de meest onderschatte succesfactoren: communicatie. Niet alleen wát je zegt, maar ook wanneer en naar wie. In de praktijk zien we vaak dat communicatie wordt beperkt tot een aankondiging via mail. Dat is zonde. Want mensen maken de implementatie. Als zij snappen waarom iets verandert, gaan ze veel eerder mee in de beweging.

• Tip: Maak een communicatieplan met vaste updates, demo’s en Q&A-momenten. Zorg voor begrijpelijke uitleg én ruimte voor vragen. Zo bouw je aan vertrouwen.

Grip houden op risico’s en compliance

Een nieuwe partner betekent ook nieuwe contracten, systemen en werkwijzen – en dus risico’s. Hoe ga je om met AVG? Zijn je processen audit-proof? En wie controleert dit? Inhuurpartners zijn vaak goed op de hoogte van de laatste wet- en regelgeving. Door nauw samen te werken met de nieuwe partner, kan je er als organisatie voor zorgen dat je altijd voldoet aan de geldende regels. 

• Tip: Betrek je juridische en compliance-specialisten vanaf het begin. Werk samen met de inhuurpartner aan een waterdicht, audit-proof proces.

Tot slot: de mens staat centraal

Een nieuwe inhuurpartner brengt verandering – en dus beweging.  De overstap en implementatie moet daarom zorgvuldig worden aangepakt. Hoe goed een systeem of proces ook is ingericht: uiteindelijk zijn het de mensen die het moeten doen. Processen en systemen werken pas als de mensen binnen de organisatie ze snappen, vertrouwen én willen gebruiken. Besteed dus net zoveel aandacht aan draagvlak als aan processen.

Bij Driessen geloven we in partnerschap. Daarom begeleiden we elke implementatie met zorg en aandacht, van A tot Z – altijd met ervaren implementatiemanagers aan je zijde. Meer weten over onze aanpak? Lees hier alles over onze werkwijze.