Referentie-eisen
Waar referenties eerder een bevestiging waren van ervaring, zien we nu regelmatig eisen die uit verhouding zijn met de opdracht. Als aanbestedende dienst is het belangrijk om te kijken naar de proportionaliteit van referentie- eisen. Hiervoor geeft de Gids Proportionaliteit duidelijke handvatten. Eisen moeten niet alleen realistisch zijn, maar ook daadwerkelijk bijdragen aan de kwaliteit van de dienstverlening. Een te strikte eis kan kleinere, gespecialiseerde partijen uitsluiten, waardoor innovatie en diversiteit binnen de markt wordt beperkt. Aan de andere kant zien we regelmatig dat het aantal referenten niet wordt beperkt, wat leidt tot een scheve toetsing. Een te brede eis geeft onvoldoende inzicht in de nodige ervaring. Het is dus van belang om hier goed over na te denken bij het formuleren van je referentie-eisen.
Prijs-kwaliteitverhouding
De kwaliteit speelt een steeds belangrijkere rol bij aanbestedingen. Toch zien we regelmatig dat de impact van prijs groter is dan het gunningsmodel voorspelt. Zo kan het zijn dat in het beoordelingskader een verhouding van 30/70 wordt aangegeven (30% prijs, 70% kwaliteit), maar dat de impact van prijs vele mate groter is doordat er bijvoorbeeld gebruik gemaakt wordt van een beperkte bandbreedte, waarbij iedere fractie dat een partij ‘duurder’ is, een enorme verlaging in puntenaantal betekent. Daarnaast kan het gevaar ontstaan van prijsstelling onder de kostprijs wat de kwaliteit van de dienstverlening in gevaar brengt. Wanneer je als aanbestedende dienst waarde hecht aan een hoge kwaliteit van de dienstverlening is het van belang te waken voor een doorslaggevende impact van prijs. Bewuste keuzes omtrent prijs helpen bij het waarborgen van de kwaliteit, waarbij transparante en verantwoorde keuzes essentieel zijn.
Ontdek alle geheimen van een succesvolle aanbesteding of tender. Wij delen graag onze expertise.
Kwaliteitscriteria
Het doel van kwalitatieve criteria is het toetsen van de operationele prestaties van de inschrijvers. De praktische toepasbaarheid van inhoud van de offertes moet getoetst worden, dit vraagt om meer dan een theoretisch beoordelingskader. We zien dan ook dat vaak praktische casussen, toetsen en presentaties worden ingezet ter verificatie van de inhoud van de offerte.
Voor het kiezen van de kwaliteitscriteria is het van belang goed na te denken wat belangrijk is voor jou als organisatie. Waar gaat er momenteel goed, wat kan er beter en hoe ziet de toekomst eruit (welke ontwikkelingen komen eraan en hoe wil je dat een partner of leverancier hierbij ondersteunt). Hierin zijn ook bepaalde trends te ontdekken. We zien dat er steeds meer aandacht is voor SROI en maatschappelijke impact (1), het lokaal werven (2) en écht binden en behouden van personeel (3).
- SROI en maatschappelijke impact. Steeds meer organisaties nemen duurzaamheid, maatschappelijke impact en sociaal ondernemen (SROI) mee in hun aanbestedingen. Daarbij spelen certificeringen een belangrijke rol. Denk hierbij aan ISO 27001, PSO minimaal trede 2 en de MVO-prestatieladder (vaak trede 3 of hoger). Voor organisaties is het belangrijk om aandacht te besteden aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van hun leveranciers. Het kiezen voor partijen met een duurzame en sociaal verantwoorde bedrijfsvoering draagt bij aan het behalen van bredere doelstellingen, zoals jouw eigen SROI-doelstelling.
- Lokaal werven. In de laatste maanden komt steeds vaker de vraag naar lokale betrokken betrokkenheid bij werving en selectie. Aanbestedende diensten zoeken steeds vaker naar partijen die in hun specifieke regio actief zijn. Het gaat daarbij om de betrokkenheid: laagdrempelig face tot face contact, een sterk netwerk en kennis van de lokale arbeidsmarkt.
- Binden en behouden. Er vindt een verschuiving plaats van het bieden van een contract naar het onderhouden van een langdurige relatie met medewerkers. In de huidige (krappe) arbeidsmarkt is het belangrijker dan ooit om personeel aan jouw organisatie te binden. Om te toetsen of een inschrijver daarin verzorgt wordt er gevraagd naar het goed werkgeverschap, begeleiding en duurzame inzetbaarheid van professionals, waarbij inschrijvers ervoor zorgen dat zij hun medewerkers binden, boeien en behouden.
Tot slot: goed aanbesteden begint bij inzicht en bewustwording. Met het juiste gesprek, de juiste vragen en wederzijds begrip zorg je voor voldoende kwalitatieve inschrijvingen. Wij denken graag met je mee, vroeg in het proces. Zo zorgen we samen voor reële, zorgvuldige en toekomstgerichte uitvragen. Aanbesteden is mensenwerk, een manier om een partner te vinden die het verschil maakt binnen jouw sector. Iedere aanbesteding is anders en vraagt om maatwerk.
Wil je sparren over een specifieke uitvraag of verblijvend verkennen wat er leeft in de markt? We nodigen je van harte uit voor een oriënterend gesprek! Neem contact met ons op.
Dit artikel is geschreven door Madelon Elshof, Specialist aanbestedingen bij Driessen.
