Een gunningsbrief is meer dan een formele mededeling. Een goed onderbouwde gunningsbrief vergroot de transparantie en het vertrouwen in het aanbestedingsproces, helpt inschrijvers hun dienstverlening verder te verbeteren en versterkt de kwaliteit van toekomstige aanbestedingen. Daarnaast verkleint een heldere toelichting de kans op vervolgvragen, bezwaarprocedures en onduidelijkheid.
Een goede gunningsbrief nodigt bovendien uit tot leren en verbeteren, doordat ruimte ontstaat voor wederzijdse evaluatie. Juist bij de inhuur van flexibel personeel, waar dienstverlening, samenwerking en kwaliteit zwaar wegen, is deze openheid van grote waarde.
De gunningsbrief start met de formele gunningsbeslissing. Hierin worden in ieder geval de naam van de winnende inschrijver, het perceel of de percelen waarop de gunning betrekking heeft en de datum van gunning met de geldende standstill-termijn opgenomen. Deze informatie vormt het formele kader van de gunningsbrief en moet helder en ondubbelzinnig zijn.
Belangrijk om te benoemen:
Om de beoordeling goed te kunnen duiden, is het belangrijk kort te herhalen welke gunningscriteria zijn gehanteerd en hoe deze zijn gewogen. Denk hierbij aan criteria zoals prijs, kwaliteit van dienstverlening, implementatie en samenwerking. Dit helpt inschrijvers om hun beoordeling in de juiste context te plaatsen.
Voor iedere inschrijver worden de behaalde scores per criterium gedeeld, afgezet tegen de maximale score en de score van de winnende inschrijving.
Bijvoorbeeld:
Deze vergelijking maakt inzichtelijk waar het verschil in beoordeling is ontstaan.
Idealiter (maar niet verplicht) wordt aanvullend een overzicht opgenomen van alle scores van de inschrijvende partijen. Dit overzicht kan, met uitzondering van de uitslag van de winnaar en de betreffende inschrijver, geanonimiseerd worden gedeeld. Zo ontstaat extra context en wordt de uitkomst van de beoordeling in een breder perspectief geplaatst.
Wij helpen je graag met tips.
De meeste leerwaarde ontstaat bij de inhoudelijke toelichting per criterium, of zelfs per deelvraag. En hier zien we in de praktijk vaak ruimte voor verbetering. Toelichtingen blijven regelmatig te algemeen, herhalen het oordeel zonder onderbouwing of maken niet duidelijk waarom een bepaalde score is toegekend.
Van grote waarde is het expliciet benoemen van de argumentatie achter de puntentoekenning. Waarom leidde een antwoord tot een 'goed', en waarom was het niet sterk of volledig genoeg om een 'uitstekend' te behalen? Door de beoordeling expliciet af te zetten tegen het beoordelingskader van de aanbesteding ontstaat helderheid en leerwaarde.
“Inschrijvers leren pas echt als duidelijk wordt waarom iets ‘goed’ was, maar niet ‘uitstekend’. Een goede gunningsbrief is meer dan een mededeling; het is een leerinstrument. Begrip en lerend vermogen ontstaan niet uit het oordeel zelf, maar uit de context en nuances erachter.”
— Bernhard Bergman, bidmanager bij Driessen
Belangrijk is dat deze toelichting concreet en feitelijk is, herleidbaar blijft naar de inschrijving en vrij is van algemene of nietszeggende formuleringen.
Zonder andere inschrijvers expliciet te benoemen, kan aanvullende context worden gegeven. Bijvoorbeeld door aan te geven op welke onderdelen een inschrijving hoger of lager scoorde dan gemiddeld, of waar de winnende inschrijving zich onderscheidde. Dit biedt extra perspectief, zonder noodzakelijkerwijs vertrouwelijke informatie prijs te geven.
Hoewel niet verplicht, draagt het benoemen van verbeterpunten sterk bij aan een volwassen markt. Door aandachtspunten voor een volgende aanbesteding te delen en suggesties te doen voor verdieping of aanscherping van de dienstverlening, worden inschrijvers geholpen zich verder te ontwikkelen.
Daarnaast ontstaat ruimte voor wederzijdse evaluatie, waarbij ook de aanbestedende dienst openstaat voor eigen leerpunten. Dit kan waardevolle inzichten opleveren voor toekomstige aanbestedingen.
Minder inhoudelijk, maar wel belangrijk: ben duidelijk over de praktische vervolgstappen na gunning. Denk hierbij aan welke verificatiedocumenten van de winnende inschrijver(s) worden verwacht, binnen welke termijn deze moeten worden aangeleverd en wie het aanspreekpunt is voor vragen. Heldere communicatie hierover voorkomt onnodige vertraging en onzekerheid.
Een zorgvuldige en inhoudelijke gunningsbrief levert opdrachtgevers aantoonbaar voordelen op. Zo zijn er minder vervolgvragen en bezwaarprocedures, zijn inschrijvers beter voorbereid bij volgende aanbestedingen en ontstaat een professioneler imago als organisatie. Daarnaast vormt een goede gunningsbrief een stevige basis voor samenwerking met de winnende partij gedurende de looptijd van het contract.
Juridische grenzen: wat mag je niet delen?
Bij alle openheid zijn er juridische grenzen aan wat je mag delen in een gunningsbrief. Wees alert op:
De balans tussen transparantie en het beschermen van bedrijfsvertrouwelijke informatie vraagt om zorgvuldigheid. Deel voldoende voor begrip en leerwaarde, maar ga niet verder dan nodig.
Een waardevolle aanvulling is om in de gunningsbrief expliciet te benoemen dat de aanbestedende dienst openstaat voor een evaluatiegesprek. Zo wordt het delen van een gunningsbesluit het begin van een dialoog waarin beide partijen kunnen leren.
Daarnaast kan worden verwezen naar het evaluatieformulier van PIANOo, het expertisecentrum Aanbesteden. Met dit formulier kunnen inschrijvers ook feedback geven op het aanbestedingsproces en de aanbestedende dienst. Zo ontstaat een wederzijdse uitwisseling van inzichten: een duidelijke win-win.
Of je nu voor de eerste keer gaat aanbesteden, of al meer trajecten achter de rug hebt, aanbesteden is een omvangrijk en intensief proces. Onze whitepaper helpt jou bij een gedegen voorbereiding. Vraag hem hier kosteloos aan. Aanbesteden is een omvangrijk en intensief proces. Uiteraard wil je de beste match voor een leverancier van flexibele arbeid. Wij helpen je graag bij een goede voorbereiding. Neem vrijblijvend contact met ons op.
Een goed georganiseerde aanbesteding met realistische planning levert jouw organisatie directe voordelen op: meer inschrijvingen, betere kwaliteit van de inschrijvingen en een goed lopend proces. Dit artikel biedt inspiratie om een optimale planning te maken en zo het beste resultaat te behalen.
Aanbesteden is mensenwerk. In een steeds krapper en complexer wordende markt, verandert de manier waarop organisaties omgaan met het inhuren van flexibele arbeid. In deze veranderingen zien wij een aantal trends, deze delen we graag om inzicht te geven wat dit voor jou als opdrachtgever kan…
Bij aanbestedingen is het van groot belang om vooraf een marktconsultatie uit te voeren. Want iedere partij wil goede inschrijvers, toch? Dit proces, waarbij potentiële inschrijvers worden geraadpleegd over de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van een aanbesteding, kan een cruciale rol spelen in het…
Meld je dan nu aan voor de maandelijkse Driessen nieuwsbrief.
