Schrijf je in voor de nieuwsbrief

En ontvang maandelijks de beste berichten van Samen Slim in je mailbox!

Orde in de chaos met time management
Op de werkvloer
 | 07-11-2018
557

Orde in de chaos met time management

Onlangs was ik een jaar werkzaam als intercedent. Een echte regelfunctie, waarin mijn stressbestendigheid geregeld op de proef werd en wordt gesteld. Bovenal is het een veelzijdige, sociale functie, waarbij geen dag hetzelfde is. Als er dus íets is wat ik in het afgelopen jaar heb geleerd, dan is het time management.

Net als iedereen houd ik van dingen afronden. Ik heb een hekel aan losse eindjes en ben gek op het afvinken van mijn to-do list, en als het kan nog diezelfde dag. Een tjokvolle agenda, oneindige to-do list en afspraken her en der: zelfs dan bleek ontspannen werken gewoon mogelijk. Met behulp van goede time management wist ik orde in de chaos te creëren. Graag deel ik mijn tips met jou.

Niet meer hooi op je vork dan je kunt dragen

Niet alles tegelijk willen doen was één van de geheimen die ik in mijn hoofd moest prenten. Het is simpelweg onmogelijk om alles te doen wat er op je ligt te wachten. Het is daarom van belang dat je overzicht krijgt in je werk, zodat je zonder schuldgevoel hetgeen waar je vandaag niet aan toekomt kunt uitstellen. Prioriteiten stellen dus. Maar ook leer je zo tijdig verwachtingen richting klant en/of collega’s te managen – niet onbelangrijk in het werkleven van een intercedent.

Lees ook: Prioriteiten stellen; op zoek naar de ballen in een bord spaghetti

Daarnaast speelt ‘nee’ zeggen ook een belangrijke factor in het winnen van tijd. En ik moet toegeven, nog steeds voelt het soms onnatuurlijk om een verzoek of taak af te wijzen. Toch zorgt iedere ‘ja’ voor een ‘nee’ tegen andere dingen, die zomaar weleens belangrijker kunnen zijn. Assertiviteit is belangrijk voor de controle over je time management. Oefening baart kunst.

Laat die to-do’s niet in je hoofd rondspoken

Alle openstaande taken in je hoofd opslaan; moet je niet willen. Het is van belang dat je deze een plek geeft waar je het terug kunt vinden. Op papier, in je agenda, tablet of met geeltjes. Er zijn legio aan mogelijkheden en iedereen is anders, dus kies datgene wat voor jou het beste werkt. Concentreer je op de belangrijkste taken, zo stijgt je productiviteit en daalt je stresslevel. Zelf werk ik met het ouderwetse takenblok. De gedane taken arceer ik met een groene highlighter. Dit geeft telkens een kleine adrenalinerush, waardoor ik weer energie krijg om verder te gaan.

Lees ook: Organiseer de drukte

Neem ruimte voor rust in de hectiek

Voorkom een vol hoofd en las op de juiste momenten een effectieve pauze in. Take a break. Vaak voelt het in de hectiek niet helemaal juist, maar je geest heeft deze rustperiodes nodig om efficiënt bezig te blijven. En rust betekent níet social media checken, WhatsAppen of tv kijken. Kies voor serieuze ‘rust’. Zelf maak ik een wandeling in de lunchpauze of maak een praatje met een collega, ook nog win-win voor de teambuilding. Doe íets anders waardoor je je energie aanvult die je verliest tijdens je werk. Het geeft een boost aan je brein en gaat stress tegen.

Time management is dus niet zo moeilijk. Met deze kleine stappen boek je al veel resultaat. Bekijk last but not least aan het einde van iedere werkdag wat je de volgende dag op je agenda hebt staan. Zo kun je die ochtend volledig voorbereid weer aan de slag. Beseffen waar je mee bezig bent, geeft een hoop rust en overzicht. En vergeet jezelf vooral geen schouderklop te geven voor wat je allemaal gedaan hebt die dag.

Lotte Centen

Redacteur Samen Slim. Werkzaam als intercedent.

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.