4 stappen naar een effectieve planning

De 4 stappen

Een effectieve planning maken is eigenlijk niet zo heel moeilijk. Je moet er wel even voor gaan zitten en er dus wat tijd voor reserveren. Hieronder neem ik je mee in de 4 stappen naar een effectieve planning.

Stap 1: Schrijf alle taken op die je moet doen

.In deze stap is de volgorde nog niet van belang, dat komt later.

Stap 2: Bepaal de prioritering van de taken

Taken die per se vandaag afgehandeld moeten worden geef je het cijfer 1, taken die per se de volgende dag af moeten, krijgen het cijfer 2, taken zonder specifieke deadline krijgen het cijfer 0.

Stap 3: Geef bij alle taken aan hoeveel tijd ze ongeveer in beslag nemen

Calculeer ook wat extra tijd in per taak. Je kunt beter eerder klaar zijn met een taak dan er langer over doen. Zo blijven de genoteerde taken voor vandaag haalbaar. Mocht je tijd over hebben, dan kun je altijd nog taken toevoegen. Daarnaast is het goed om na 1 uur geconcentreerd werken ongeveer 15 minuten pauze te nemen. Ik snap dat dit niet altijd mogelijk is, maar even opstaan van je werkplek kan in veel gevallen wel!

Stap 4: Maak je uiteindelijke planning

Bepaal hoeveel tijd je hebt om aan deze taken te werken. Noteer op een nieuwe bladzijde de taken met het cijfer 1 en noteer hierachter de tijdsinspanning. Passen deze taken binnen de hoeveelheid tijd die je die dag hebt? Zo ja, dan kun je taken toevoegen met het cijfer 2. Passen de taken met het cijfer 1 niet allemaal in jouw dag, probeer dan deze taken een andere deadline te geven of vraag iemand om hulp. De rest van de taken kun je vervolgens inplannen a.d.h.v. de prioritering en tijdsinspanning.

De planning aanhouden

Nu jij jouw planning hebt gemaakt, is het nog een kunst om je ook daadwerkelijk aan jouw planning te houden. Herkenbaar? Hieronder geef ik je een paar tips om je aan je planning te houden.

• Het is belangrijk om ‘fris’ aan je planning te beginnen. Hiermee bedoel ik dat je uitgerust bent en rustig kunt beginnen aan je dag. Is dit niet helemaal het geval en voel je je gestrest? Je kunt een paar ontspanningsoefeningen doen. Denk aan het letten op je ademhaling. Je kunt bijvoorbeeld in- en uitademen volgens de 5-seconden methode ( 5 seconden inademen, 5 seconden vasthouden, 5 seconden uitademen). Daarnaast kun je één voor één je spieren aanspannen en weer langzaam loslaten. Je begint bij je tenen en eindigt bij je hoofd. Door je spieren aan te spannen of te letten op je ademhaling, kun je een gevoel van ontspanning krijgen.
• Daarnaast is het goed om je planning realistisch te houden. Door een tijdsinspanning achter de taken te noteren, krijg je al een goed beeld. Vervolgens is het aan jou om de taken goed in te plannen en te onthouden dat een taak soms iets meer tijd in beslag neemt dan je vooraf had gedacht. Als je vervolgens merkt dat je niet toekomt aan je taken door het aantal telefoontjes dat je krijgt of door de hoeveelheid afspraken die gepland staan, is het altijd goed om te kijken of het aantal telefoontjes en afspraken voor die dag verminderd/verdeeld kunnen worden.
• Verder is het verstandig om een periode (van bijvoorbeeld een uur) in te plannen waarin je geen taken noteert. In dit uur kun eventueel andere taken doen die er last minute bij zijn gekomen. Bepaal hierin natuurlijk wel wat de prioritering en de tijdsinspanning is. Aan de hand hiervan kun je weer bepalen of het van belang is dat je dit vandaag oppakt of op een ander moment kan worden ingepland. 
• Vergeet niet om te pauzeren. Een pauze is goed om je hoofd leeg te maken, tegen lichamelijke klachten en je moet ook een keer eten.

Met deze tips ben je goed op weg naar een lager stresslevel. Ik wens je veel succes met je planning en “keep calm”! Aan alles komt een einde dus ook aan deze drukke periode.