Wat houdt het inzagerecht precies in?
Het recht op inzage betekent dat werknemers mogen opvragen welke persoonsgegevens de werkgever van hen verwerkt. Dat geldt zowel voor digitale gegevens als voor papieren documenten. De werknemer mag deze gegevens inzien én een kopie opvragen. Het gaat daarbij specifiek om persoonsgegevens: informatie die herleidbaar is tot de werknemer, zoals beoordelingen, ziekteverzuimregistratie, correspondentie of notities.
Het doel van dit recht is transparantie: werknemers moeten kunnen controleren of hun gegevens juist, volledig en relevant zijn. Op basis daarvan kunnen ze gebruikmaken van andere rechten, zoals het recht op correctie of verwijdering. De werknemer hoeft daarbij geen reden te geven voor het inzageverzoek.
De regels
In 2018 heeft de rechtbank Midden-Nederland geoordeeld dat het recht op inzage door de werknemer geldt voor zowel de digitaal verwerkte gegevens als voor de niet-digitale gegevens in het personeelsdossier. Een werkgever mag een verzoek om inzage in het personeelsdossier van een werknemer niet zomaar weigeren. Dit wil echter niet zeggen dat de werkgever verplicht is om een kopie van het volledige personeelsdossier aan de werknemer te verstrekken. Wanneer de werkgever een inzageverzoek ontvangt is het goed om rekening te houden met de volgende zaken:
- Door de komst van de AVG heeft het recht op inzage een grotere naamsbekendheid bij werknemers gekregen. In de praktijk betekent dit dat er ook werknemers zijn die het recht op inzage niet gebruiken waarvoor het bedoeld is, bijvoorbeeld in het kader van een conflict. Werknemers kunnen bijvoorbeeld op zoek zijn naar bepaalde interne notities en documenten die in het personeelsdossier zijn opgenomen en proberen deze stukken op tafel te krijgen middels een inzageverzoek.
- Belangrijk om te weten: het inzagerecht is beperkt tot inzage en kopie van de betreffende persoonsgegevens. De werkgever is dus niet verplicht om de onderliggende stukken te verstrekken waarin deze gegevens voorkomen. Een overzicht van de documenten waarin persoonsgegevens voorkomen, mét een kopie van deze gegevens, is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens voldoende om aan het verzoek te voldoen. Voorwaarde is dat het overzicht compleet is en in begrijpelijke vorm wordt aangeleverd.
- Privacy van anderen blijft leidend. Wanneer de werkgever ervoor kiest om toch een kopie van het volledige personeelsdossier aan te leveren, dient hij rekening te houden met de privacy van derden, waaronder zichzelf. Indien het anonimiseren van gegevens van derden niet mogelijk is, mogen betreffende documenten niet overlegd worden zodat de privacy van derden gewaarborgd blijft.
- Ook documenten die de werknemer al eerder heeft ontvangen of waarvan hij op de hoogte is, vallen onder het inzagerecht. Een verzoek afwijzen om deze reden is dus niet mogelijk.
- Kosten in rekening brengen mag in principe niet. Het uitgangspunt van de AVG is dat werknemers kosteloos inzage kunnen krijgen in hun gegevens. Alleen bij herhaalde of buitensporige verzoeken kan een redelijke vergoeding worden gevraagd, mits goed onderbouwd.
- In sommige gevallen heeft de werkgever het recht om een verzoek tot inzage te weigeren. Bijvoorbeeld in de gevallen dat een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. Het is aan de werkgever om dit aan te tonen. Dit kan lastig zijn in de praktijk, zeker als er (indirect) sprake is van een arbeidsconflict.
- De werkgever dient binnen een termijn van één maand aan het verzoek te voldoen of anders te motiveren waarom het verzoek wordt geweigerd. Bij complexe verzoeken mag er verlengd worden met 2 maanden. In geval van weigering dient de werkgever de werknemer te informeren over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en om een procedure bij de rechter te starten.
Wat is er veranderd sinds de invoering van de AVG?
Sinds 2018 is de praktijk rondom inzageverzoeken volop in beweging. Werknemers zijn zich inmiddels veel bewuster van hun rechten, mede dankzij media-aandacht, juridische informatieplatformen en vakbonden. Daarnaast zien we dat personeelsdossiers steeds vaker (volledig) digitaal worden beheerd, met behulp van HR-software en zelfs AI-toepassingen. Denk aan geautomatiseerde beoordelingssystemen of digitale gespreksverslagen. Ook deze gegevens vallen onder het inzagerecht. Het is dus belangrijk dat je als werkgever weet welke (digitale) persoonsgegevens worden opgeslagen en hoe je hierop kunt filteren bij een verzoek.
Conclusie
Neem een verzoek tot inzage altijd serieus. Het is de werknemer niet toegestaan om het inzagerecht te gebruiken om ongelimiteerd te hengelen naar documenten waarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Echter, de werknemer hoeft geen reden op te geven voor zijn verzoek. Het aantonen dat het verzoek van de werknemer ongegrond of buitensporig is, zal in de praktijk lastig zijn. Daarbij kunnen de gevolgen voor de werkgever groot zijn.
Zorg daarom voor een overzichtelijk, actueel personeelsdossier en maak duidelijke afspraken over dossiervorming en toegang. Daarmee voorkom je discussie achteraf.
Heb je een specifieke vraag over dit onderwerp? Wij helpen je graag. Of ben je benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen? Lees meer over onze dienstverlening.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is bedoeld als algemene uitleg en achtergrond over het inzagerecht van het personeelsdossier onder de AVG. Het vervangt geen juridisch advies. Voor vragen over specifieke situaties of de toepassing van de wet op jouw organisatie, raden wij aan contact op te nemen met een juridisch expert of de Autoriteit Persoonsgegevens.