Dé tips voor een vakantieplanning zonder gedoe

In mijn team is een mooi Excel-bestandje gemaakt van het hele kalenderjaar. Elke collega heeft een eigen kleur en markeert een hokje bij de datum waarop hij/ zij vrij wil zijn. Is er sprake van overlap? Dan moet er overlegd worden. Dit werkt voor ons hartstikke fijn maar er zijn wel wat zaken om op te letten.

Een paar richtlijnen voor de vakantieplanning 

Een planning maken, daar had je zelf ook al wel aan gedacht. Maar hoe doe je dit nou eerlijk en praktisch? Ik heb een paar richtlijnen voor je op een rijtje gezet:

• Stel een deadline! Er zijn altijd collega’s die al willen boeken en een mooie aanbieding mislopen wanneer anderen er nog niet uit zijn wanneer zij vakantie willen. Een deadline afspreken helpt om dit te voorkomen. Daarbij hoef je op deze manier niet last minute te stressen over de vakantieplanning.
• Ga na hoeveel collega’s minimaal aanwezig moeten zijn om het werk op te kunnen vangen. Zijn er oplossingen te bedenken als de bezetting minder is dan dat? Zo niet, houd je dan aan de minimale bezetting. Niemand komt graag in een puinhoop terug van vakantie en niemand wil zich over de kop werken omdat een collega op het strand ligt.

Wanneer iedereen de planning ingevuld heeft óf de deadline voorbij is, ga je kijken of er knelpunten zijn. Zijn er gaten in de planning? Wellicht kan een parttimer of oproepkracht die uren extra werken om de gaten op te vullen. Zo niet dan moet je toch echt als team zijnde in gesprek. En dat gesprek gaat niet altijd even soepel, hoe collegiaal we ook zijn.

Zo soepel mogelijk overleggen

Het is vooral belangrijk dat je open en eerlijk naar elkaar blijft. Heeft jouw collega schoolgaande kinderen dan is het vrij logisch dat hij/ zij aan de schoolvakantie vastzit maar die schoolvakantie heeft 6 weken dus ook jij, zonder kids, moet in die periode vrij kunnen nemen. Je kunt ook rouleren: vorig jaar heeft Pietje in die oh zo favoriete weken vrij gehad, dan mag nu iemand anders.

Vaak valt ook een verdeling te maken door andere schoolvakanties mee te nemen in het overleg. Kun jij geen vrij nemen in die gewilde zomerweken? Dan krijg jij voorrang bij de kerstvakantie. 

Kom je er met je team echt niet uit? Schakel dan vooral je leidinggevende in. Deze kan objectief meekijken en met een voorstel komen.

Niet doen!

Wat je vooral niet moet willen is regels als “wie het eerst komt” instellen. Op die manier wordt het een wedstrijd wie het eerst zijn/ haar verlofaanvraag indient en dat is niet goed voor de sfeer.

Het maken van een vakantieplanning uitstellen is ook niet erg handig. Je collega wordt er niet vrolijk van als die mooie aanbieding verlopen is en wellicht heb je een partner die ook op zijn/ haar werk moet regelen dezelfde weken vrij te zijn als jij. Da’s wel zo gezellig toch? Ook daar is wat tijd voor nodig. Ga er dus gewoon voor zitten. Even doorbijten maar dan kun je ook die welverdiende vakantie gaan boeken.