Stappen aanbestedingsprocedure uitgelegd

Voor organisaties in de publieke sector is het belangrijk om dit proces zorgvuldig aan te pakken. Zeker wanneer je bijvoorbeeld flexibel personeel wilt inhuren. In dit artikel leggen we de stappen van een aanbestedingsprocedure uit en ontdek je waar je in iedere fase op moet letten.

Welke fases heeft een aanbestedingsprocedure?

Het aanbestedingsproces bestaat uit twee hoofdfasen. Iedere fase bevat verschillende stappen die je helpen om tot een passende overeenkomst met een leverancier te komen.

• Fase één: voorbereiding. Je brengt de behoefte van je organisatie in kaart, onderzoekt de markt, kiest een aanbestedingsprocedure en stelt de aanbestedingsdocumenten op.
• Fase twee: aanbestedingsprocedure. Je kondigt de opdracht aan, ontvangt aanmeldingen of inschrijvingen, beoordeelt de aanbiedingen en gunt de opdracht aan een leverancier.

Na deze twee fases volgt de uitvoering van de overeenkomst. Daarin bewaak je de gemaakte afspraken en de kwaliteit van de dienstverlening.

Fase 1: Hoe bereid je een aanbesteding voor?

Een goede voorbereiding helpt om duidelijk te krijgen wat jouw organisatie nodig heeft en welke leverancier daarbij past. Je legt in deze fase de basis voor het verdere aanbestedingsproces.

Stap 1: Breng de behoefte van je organisatie in kaart

De eerste stap is bepalen wat je precies wilt inkopen. Gaat het om een product, een dienst of bijvoorbeeld de tijdelijke inzet van medewerkers?

Bij een aanbesteding voor personeelsinhuur kijk je onder andere naar de functies waarvoor je ondersteuning zoekt, de verwachte inzet en de gewenste flexibiliteit.

Stel jezelf daarbij vragen zoals:

• Welke personeelsbehoefte willen we invullen?
• Voor welke periode verwachten we ondersteuning nodig te hebben?
• Welke kwaliteitseisen stellen we aan de dienstverlening?
• Welk budget is beschikbaar?
• Welke doelen willen we met de samenwerking bereiken?

Door deze vragen vooraf te beantwoorden, kun je de opdracht duidelijk omschrijven.

Stap 2: Verken de markt en mogelijke leveranciers

Vervolgens onderzoek je welke leveranciers de gevraagde dienstverlening kunnen bieden. Dit helpt je om je eisen en wensen beter aan te laten sluiten op de mogelijkheden in de markt.

Je kunt bijvoorbeeld kijken naar beschikbare oplossingen, marktontwikkelingen en gebruikelijke prijsmodellen.

Bij grotere of ingewikkelde opdrachten kan een marktconsultatie waardevol zijn. Hierbij ga je vóór de aanbesteding in gesprek met marktpartijen. Zorg er wel voor dat je de geldende aanbestedingsregels volgt en leveranciers gelijk behandelt.

Stap 3: Kies de juiste aanbestedingsprocedure

Niet iedere opdracht vraagt om dezelfde procedure. De keuze hangt onder andere af van de geraamde opdrachtwaarde, het soort opdracht en de regels die voor jouw organisatie gelden.

Veelvoorkomende procedures zijn:

• Enkelvoudig onderhands: je vraagt één leverancier om een offerte, wanneer de toepasselijke regels dit toelaten.
• Meervoudig onderhands: je nodigt meerdere leveranciers uit om een aanbieding te doen.
• Nationaal openbaar: je kondigt de opdracht openbaar aan binnen Nederland.
• Europees openbaar: geïnteresseerde leveranciers kunnen rechtstreeks inschrijven op de opdracht.
• Europees niet-openbaar: geïnteresseerde leveranciers melden zich eerst aan. Daarna nodig je geselecteerde partijen uit om in te schrijven.

Voor opdrachten die onder de Europese aanbestedingsregels vallen, zijn de geraamde opdrachtwaarde en geldende Europese drempelbedragen belangrijk. Onder deze drempels kunnen andere procedures mogelijk zijn, afhankelijk van de opdracht en het inkoopbeleid.

Stap 4: Stel de aanbestedingsdocumenten op

Nu leg je vast wat je van de leverancier verwacht en hoe je de aanbiedingen gaat beoordelen.

Belangrijke onderdelen zijn:

• Programma van eisen (PvE): de voorwaarden en eisen waaraan de opdracht en dienstverlening moeten voldoen.
• Geschiktheidseisen: de voorwaarden waaraan een leverancier moet voldoen om de opdracht te kunnen uitvoeren.
• Selectiecriteria: de criteria waarmee je bij een procedure met voorselectie bepaalt welke geschikte leveranciers mogen inschrijven.
• Gunningscriteria: de criteria waarmee je bepaalt welke inschrijving het beste aansluit bij jouw wensen.
• Contractvoorwaarden: de afspraken over bijvoorbeeld de looptijd, prestaties, verantwoordelijkheden en dienstverlening.

Bij personeelsinhuur kun je bijvoorbeeld aandacht besteden aan het vinden van passende kandidaten, bereikbaarheid, continuïteit en goed werkgeverschap.

Zorg dat eisen en criteria duidelijk, proportioneel en passend bij de opdracht zijn. Zo weten leveranciers waarop ze worden beoordeeld.

Fase 2: Welke stappen doorloop je tijdens de aanbestedingsprocedure?

Na de voorbereiding start de daadwerkelijke aanbesteding. Deze fase verloopt volgens een aantal vaste processtappen. De precieze volgorde en invulling verschillen per procedure.

Stap 5: Kondig de aanbesteding aan

Bij een openbare aanbestedingsprocedure maak je de opdracht bekend aan de markt. In Nederland gebeurt dit via TenderNed, rechtstreeks of via een gekoppeld aanbestedingsplatform.

In de aankondiging en bijbehorende documenten beschrijf je onder andere:

• Wat je wilt inkopen.
• Welke eisen en voorwaarden gelden.
• Hoe leveranciers kunnen deelnemen.
• Welke beoordelingscriteria worden gebruikt.
• Wanneer aanmeldingen of inschrijvingen uiterlijk binnen moeten zijn.

Bij een onderhandse procedure nodig je leveranciers rechtstreeks uit. Een openbare aankondiging is dan doorgaans niet aan de orde.

Stap 6: Beantwoord vragen van leveranciers

Leveranciers krijgen tijdens de aanbesteding de gelegenheid om vragen te stellen over de opdracht en de aanbestedingsdocumenten.

Je verzamelt deze vragen en beantwoordt ze via de nota van inlichtingen. Daarmee geef je uitleg over de opdracht en kun je onduidelijkheden wegnemen.

Bij een openbare aanbesteding is het belangrijk dat alle deelnemers op gelijke wijze toegang krijgen tot relevante informatie. Zo voorkom je dat bepaalde leveranciers een informatievoorsprong krijgen.

Stap 7: Ontvang aanmeldingen en selecteer leveranciers

Bij een procedure met voorselectie melden geïnteresseerde leveranciers zich eerst aan. Je controleert vervolgens of zij voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen en past waar nodig de selectiecriteria toe.

Ook controleer je of uitsluitingsgronden van toepassing zijn.

De geselecteerde leveranciers ontvangen daarna een uitnodiging om een inschrijving in te dienen.

Let op: bij een openbare procedure is er geen afzonderlijke aanmeld- en selectieronde vooraf. Leveranciers dienen rechtstreeks hun inschrijving in. De toetsing van de leverancier vindt dan plaats tijdens de beoordeling.

Stap 8: Ontvang en open de inschrijvingen

Leveranciers dienen hun definitieve aanbieding in vóór de vastgestelde deadline. Bij digitale aanbestedingen gebeurt dit via een beveiligde digitale kluis.

Na het verstrijken van de inschrijftermijn open je de ontvangen inschrijvingen. In TenderNed gebeurt dit volgens het vierogenprincipe: twee bevoegde medewerkers openen gezamenlijk de kluis.

Vervolgens controleer je of de aanbiedingen op de juiste manier zijn ingediend en of de benodigde documenten aanwezig zijn.

Stap 9: Beoordeel de inschrijvingen en neem een gunningsbeslissing

Nu beoordeel je welke inschrijving het beste aansluit bij de vooraf vastgestelde eisen en gunningscriteria.

Bij veel aanbestedingen wordt gekeken naar de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV). Dat betekent dat naast de prijs ook de kwaliteit van de dienstverlening een belangrijke rol speelt.

Bij een aanbesteding voor personeelsinhuur kun je bijvoorbeeld kijken naar:

• De aanpak voor het vinden en selecteren van kandidaten.
• De manier waarop de leverancier continuïteit ondersteunt.
• De kwaliteit van de dienstverlening.
• De afspraken over communicatie en samenwerking.
• De aangeboden tarieven.

Welke onderdelen meetellen en hoe zwaar ze wegen, leg je vooraf vast. Je mag de beoordeling niet achteraf aanpassen aan een bepaalde inschrijving.

Op basis van de beoordeling neem je een gemotiveerde gunningsbeslissing en informeer je de deelnemende leveranciers.

Stap 10: Rond de aanbesteding af en sluit het contract

Na de gunningsbeslissing volgt, wanneer wettelijk vereist, een opschortende termijn. Deze wordt ook wel de standstill-termijn of Alcatel-termijn genoemd.

Bij procedures waarvoor de wettelijke opschortende termijn geldt, bedraagt deze in beginsel 20 kalenderdagen. Gedurende deze periode kunnen afgewezen leveranciers de beslissing beoordelen en eventueel rechtsmaatregelen treffen.

Na afloop van de toepasselijke termijn kun je de overeenkomst definitief sluiten, mits er geen juridische belemmeringen zijn.

Vervolgens leg je de afspraken met de gekozen leverancier vast. Ook publiceer je de uitkomst van de aanbesteding wanneer dit verplicht is.

Wat gebeurt er na de aanbestedingsprocedure?

Met het ondertekenen van het contract is de aanbestedingsprocedure afgerond. De samenwerking met de gekozen leverancier begint dan pas echt.

In deze uitvoeringsfase is het belangrijk dat je de gemaakte afspraken bewaakt en regelmatig evalueert.

Bij de inhuur van personeel kun je bijvoorbeeld kijken naar de kwaliteit van de voorgestelde kandidaten, de invulling van vacatures en de samenwerking met de leverancier.

Door prestaties en afspraken regelmatig te bespreken, krijg je inzicht in wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is.

Wat zijn belangrijke aandachtspunten bij een aanbesteding?

Een aanbesteding vraagt om een zorgvuldige voorbereiding en duidelijke afspraken. Met deze aandachtspunten houd je grip op het proces.

• Begin op tijd. Houd rekening met de voorbereiding, wettelijke termijnen, vragenrondes, beoordeling en eventuele wachtperiode.
• Betrek de juiste collega's. Laat bijvoorbeeld inkoop, HR en de betrokken afdelingen meedenken over de opdracht.
• Formuleer duidelijke eisen. Beschrijf wat echt noodzakelijk is en voorkom onnodig beperkende voorwaarden.
• Kijk verder dan de prijs. Neem relevante kwaliteitsaspecten mee wanneer deze belangrijk zijn voor het resultaat.
• Leg beslissingen goed vast. Documenteer waarom je bepaalde keuzes maakt en hoe inschrijvingen worden beoordeeld.
• Denk vooruit naar de samenwerking. Zorg dat de afspraken uitvoerbaar zijn en passen bij de dagelijkse praktijk.

Wil je weten hoe je voldoende tijd reserveert voor iedere fase? Lees dan onze praktische tips voor een succesvolle aanbestedingsplanning.

Hoe werkt een aanbesteding voor de inhuur van personeel?

Voor organisaties in overheid, onderwijs en andere maatschappelijk gedreven sectoren kan personeelsinhuur onderdeel zijn van een aanbesteding.

Bij zo'n aanbesteding draait het niet alleen om de tarieven, maar ook om de vraag hoe een leverancier jouw personeelsbehoefte kan ondersteunen.

Denk aan het vinden van geschikte kandidaten, het opvangen van tijdelijke onderbezetting en het maken van afspraken over de kwaliteit van de dienstverlening.

Het is daarom verstandig om bij de voorbereiding zowel HR als inkoop te betrekken. Zo houd je rekening met de formele aanbestedingsregels én de dagelijkse personeelspraktijk.

Wil je hier verder in duiken? Lees dan ons artikel inhuur van personeel aanbesteden: stappen en tips.

Sparren over de aanbesteding van jouw personeelsinhuur?

Een aanbesteding voor personeelsinhuur vraagt om duidelijke keuzes. Van het formuleren van je personeelsbehoefte tot het maken van afspraken over de samenwerking.

Bij Driessen verbinden we mens en werk binnen overheid, onderwijs en andere betekenisvolle sectoren. We denken graag met je mee over jouw personeelsvraagstuk en de mogelijkheden voor passende personeelsoplossingen.