Personeelsplanning maken: zo pak je het aan

Kijk daarbij verder dan de bezetting van deze week. Vakanties, verlof, ziekte, feestdagen en drukke periodes kunnen je personeelsbehoefte flink veranderen. Met een goede planning bereid je je daarop voor en weet je eerder wanneer extra capaciteit nodig is.

Wat is een personeelsplanning?

Een personeelsplanning brengt de personeelsbehoefte van je organisatie en de inzetbaarheid van medewerkers bij elkaar. Je bepaalt hoeveel medewerkers je op een bepaald moment nodig hebt en wie beschikbaar is om het werk uit te voeren.

Een goede planning draait daarom niet alleen om namen en werktijden in een rooster. Je kijkt ook naar de hoeveelheid werk, benodigde functies en kennis, verlof en verwachte pieken en dalen.

Zo krijg je inzicht in drie belangrijke vragen:

• Hoeveel medewerkers hebben we nodig?
• Wanneer en waar hebben we deze medewerkers nodig?
• Hebben we voldoende mensen beschikbaar om het werk uit te voeren?

Is het antwoord op de laatste vraag regelmatig ‘nee’? Dan kan het verstandig zijn om naast je vaste bezetting ook ruimte te houden voor flexibel personeel.

Stappenplan personeelsplanning maken

Hoe je een personeelsplanning maakt, hangt af van je organisatie en het soort werk. Toch kun je in vrijwel iedere organisatie dezelfde basisstappen volgen.

Stap 1. Breng je personeelsbehoefte in kaart

Begin bij het werk dat gedaan moet worden. Welke werkzaamheden staan er gepland en hoeveel medewerkers zijn daarvoor nodig? Kijk niet alleen naar aantallen, maar ook naar functies, kennis en ervaring.

Breng vervolgens drukke en rustige momenten in kaart. Misschien is de personeelsvraag iedere week ongeveer hetzelfde. Maar het kan ook zijn dat je tijdens bepaalde dagen, maanden of seizoenen meer capaciteit nodig hebt.

Door eerst naar de vraag te kijken en daarna pas naar beschikbare medewerkers, voorkom je dat je planning vooral wordt bepaald door wie toevallig beschikbaar is.

Stap 2. Controleer de beschikbaarheid van medewerkers

Leg de personeelsbehoefte naast de beschikbaarheid van je team. Houd daarbij rekening met vaste werkdagen, contracturen, vakanties, verlof, scholing en andere bekende afwezigheid.

Ziekte kun je natuurlijk niet vooraf plannen. Je kunt wel kijken naar eerdere periodes waarin uitval of onderbezetting vaker voorkwam. Daarmee krijg je een beter beeld van momenten waarop extra ruimte in de planning verstandig kan zijn.

Stap 3. Maak een basisrooster

Zijn veel diensten of werktijden voorspelbaar? Maak dan een basisrooster voor de terugkerende bezetting. Dat geeft houvast en voorkomt dat je iedere planning helemaal opnieuw moet opbouwen.

Vul dit basisrooster vervolgens aan met wijzigingen in de personeelsvraag en beschikbaarheid. Denk bijvoorbeeld aan een schoolvakantie, een drukke aanvraagperiode of medewerkers die met verlof gaan.

Een basisrooster is dus geen vaststaand eindproduct. Het is de onderlegger waarop je verder plant.

Stap 4. Bepaal waar je flexibiliteit nodig hebt

Niet iedere personeelsvraag is met je vaste bezetting op te lossen. Misschien heb je tijdelijk meer werk, vallen meerdere collega's tegelijk uit of ontstaat onverwacht een vacature.

Breng daarom bewust in kaart waar de kwetsbare momenten in je planning zitten. Op die momenten kan flexibel personeel je vaste team tijdelijk aanvullen.

Zo hoef je niet voor iedere piek structureel extra medewerkers in te plannen. Tegelijk voorkom je dat een tijdelijke hogere personeelsvraag steeds bij dezelfde vaste medewerkers terechtkomt.

Stap 5. Houd rekening met werk- en rusttijden

Bij een personeelsplanning moet je rekening houden met de regels voor arbeids- en rusttijden. Denk onder meer aan maximale werktijden, pauzes en voldoende rust tussen diensten. Daarnaast kunnen voor bepaalde medewerkers, beroepen en sectoren afwijkende of aanvullende regels gelden.

Controleer daarom niet alleen de Arbeidstijdenwet, maar ook welke afspraken in de cao en arbeidsovereenkomsten van jouw organisatie gelden.

Plan je medewerkers tijdelijk in of werk je met verschillende contractvormen? Dan blijven de relevante regels en afspraken een belangrijk onderdeel van je planning.

Stap 6. Plan bekende pieken en afwezigheid vooruit</h3>

Hoe eerder je weet dat de personeelsvraag verandert, hoe meer mogelijkheden je hebt om daarop te reageren. Zet bekende gebeurtenissen daarom vroeg in je planning.

Denk bijvoorbeeld aan:

• schoolvakanties en feestdagen;
• gepland verlof;
• evenementen of projecten;
• seizoensgebonden drukte;
• opleidingen en studiedagen;
• verwachte uitstroom of openstaande vacatures.

Maak hiervoor bijvoorbeeld een jaaroverzicht. Zo zie je eerder wanneer meerdere ontwikkelingen samenvallen en je personeelsbezetting onder druk kan komen te staan.

Stap 7. Deel de planning op tijd

Een planning werkt alleen als medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Maak het rooster daarom gemakkelijk toegankelijk en communiceer wijzigingen duidelijk.

Houd er rekening mee dat regels en afspraken kunnen gelden voor het moment waarop je een rooster of wijziging bekendmaakt. Welke termijn van toepassing is, kan onder meer afhangen van de situatie en gemaakte afspraken.

Zorg daarnaast voor een duidelijke werkwijze voor wijzigingen. Bij wie meldt een medewerker dat hij niet beschikbaar is? Hoe vraag je verlof aan? En mogen collega's onderling diensten ruilen? Duidelijke afspraken voorkomen onnodig heen-en-weer plannen.

Hoe ga je om met onverwachte personeelstekorten?

Ook met een goede personeelsplanning blijft niet alles voorspelbaar. Een medewerker kan ziek worden, een project kan uitlopen of de hoeveelheid werk kan onverwacht toenemen.

Het helpt daarom om vooraf te bepalen wat je doet wanneer de bezetting tekortschiet. Kijk bijvoorbeeld welke werkzaamheden prioriteit hebben, welke medewerkers eventueel anders ingezet kunnen worden en waar tijdelijke extra capaciteit beschikbaar is.

Een flexibele schil kan daarbij helpen. Je hebt dan naast je vaste team mogelijkheden om tijdelijk extra medewerkers in te zetten wanneer de personeelsvraag daarom vraagt.

Veelgemaakte fouten bij personeelsplanning

Een rooster kan op papier precies kloppen en in de praktijk toch problemen opleveren. Vaak komt dat doordat alleen naar beschikbare uren wordt gekeken.

Let daarom op deze veelvoorkomende valkuilen:

• Je plant op aantallen, maar niet op benodigde kennis of functies.
• Je houdt te weinig rekening met vakanties en bekende piekmomenten.
• De planning laat geen ruimte voor onverwachte uitval.
• Dezelfde medewerkers moeten structureel extra uren opvangen.
• Wijzigingen worden laat of onduidelijk gecommuniceerd.
• De planning wordt gemaakt, maar daarna nauwelijks geëvalueerd.

Een personeelsplanning is geen eenmalige puzzel. Door regelmatig terug te kijken, ontdek je patronen waarmee je de volgende planning beter kunt maken.

Hoe verbeter je een bestaande personeelsplanning?

Begin met de verschillen tussen je planning en de praktijk. Waar kwam je mensen tekort? Wanneer had je juist meer medewerkers ingepland dan nodig? En op welke momenten ontstond veel overwerk?

Kijk bijvoorbeeld regelmatig naar ziekteverzuim, verlof, openstaande diensten, overwerk en tijdelijke extra inzet. Als dezelfde knelpunten terugkomen, is dat een signaal dat je basisplanning mogelijk niet meer aansluit op de personeelsvraag.

Betrek ook medewerkers bij de evaluatie. Zij weten vaak goed waar roosters in de dagelijkse praktijk knellen. Door die informatie mee te nemen, kun je niet alleen efficiënter plannen, maar ook eerder zien waar meer flexibiliteit nodig is.

Een goede personeelsplanning beweegt mee

Een goede personeelsplanning geeft structuur, maar laat ook ruimte om bij te sturen. Je brengt eerst de personeelsbehoefte en beschikbaarheid in kaart, maakt een basisrooster en kijkt vervolgens waar extra flexibiliteit nodig is.

Door daarnaast vooruit te plannen en regelmatig te evalueren, krijg je steeds beter zicht op terugkerende pieken en knelpunten. Zo kun je eerder bepalen of je vaste team voldoende capaciteit heeft of dat tijdelijke versterking nodig is.

Hoe Driessen ondersteunt bij jouw personeelsplanning

Heb je tijdelijk extra capaciteit nodig om je personeelsplanning rond te krijgen? Wij ondersteunen werkgevers met personeelsoplossingen voor overheid, onderwijs en andere betekenisvolle sectoren. We denken met je mee over wat jouw organisatie nodig heeft.

Of het nu gaat om een tijdelijke piek, uitval of een personeelsvraag die lastig vooraf te voorspellen is: samen kijken we naar een passende invulling. Zo kun je flexibel inspelen op veranderingen in je personeelsbehoefte.

Wil je sparren over flexibel personeel binnen jouw personeelsplanning? Bekijk wat Driessen voor werkgevers kan betekenen.