Goede vacaturetekst schrijven: 7 stappen

Toch is een vacature opstellen niet altijd eenvoudig. Zeker wanneer je personeel zoekt voor de overheid, het onderwijs of een andere maatschappelijke organisatie. Hoe laat je zien wat een functie bijzonder maakt, zonder te vervallen in lange eisenlijsten? Met deze zeven stappen schrijf je een aantrekkelijke vacaturetekst die kandidaten aanspreekt.

Waarom is een goede vacaturetekst belangrijk?

Een vacaturetekst is vaak de eerste kennismaking tussen een kandidaat en jouw organisatie. Daarmee bepaal je niet alleen welke informatie iemand krijgt, maar ook welk gevoel de functie oproept.

Een goede vacature helpt kandidaten om snel drie vragen te beantwoorden:

• Wat ga ik doen in deze functie?
• Wat levert deze baan mij op?
• Past deze functie bij mijn ervaring, wensen en ambities?

Door deze vragen centraal te stellen, maak je jouw vacature duidelijker en aantrekkelijker. Dat kan bijdragen aan meer passende sollicitaties en voorkomt dat kandidaten afhaken omdat belangrijke informatie ontbreekt.

Wil je hier verder mee aan de slag? Lees dan ook onze 5 tips voor vacatures die kandidaten wél lezen.

Hoe schrijf je een goede vacaturetekst in 7 stappen?

Een sterke vacaturetekst hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het gaat vooral om de juiste informatie, een logische opbouw en taal die aansluit bij jouw doelgroep.

Stap 1. Kies een duidelijke en herkenbare functietitel

De functietitel is het eerste wat kandidaten zien. Kies daarom een titel die duidelijk maakt om welke functie het gaat en aansluit bij de woorden waarop kandidaten zoeken.

Gebruik bijvoorbeeld:

• 'Administratief medewerker' in plaats van 'Administratieve duizendpoot'.
• 'HR-adviseur' in plaats van 'HR-talent'.
• 'Medewerker klantenservice' in plaats van 'Communicatief wonder'.
• 'Beleidsmedewerker sociaal domein' in plaats van 'Maatschappelijke verbinder'.

Vermeld waar relevant het functieniveau, de werklocatie of het aantal uren. Denk aan 'Junior financieel medewerker – 32 uur – Eindhoven'.

Een herkenbare functietitel helpt kandidaten sneller bepalen of de functie interessant is. Bovendien vergroot je hiermee de kans dat jouw vacature wordt gevonden via zoekmachines en vacaturesites.

Stap 2. Schrijf een introductie die nieuwsgierig maakt

De eerste zinnen bepalen of iemand verder wil lezen. Begin daarom niet met een uitgebreide beschrijving van jouw organisatie, maar vertel direct wat de functie aantrekkelijk maakt.

Denk vanuit de kandidaat: wat maakt dit werk interessant? Welke verantwoordelijkheid krijgt iemand? En wat kan iemand met het werk betekenen?

Voorbeeld van een minder sterke introductie:

'Voor onze afdeling zoeken wij een enthousiaste en flexibele administratief medewerker met uitstekende communicatieve vaardigheden.'

Een aantrekkelijker alternatief:

'Wil jij zorgen dat alles achter de schermen goed geregeld is? Als administratief medewerker bij onze gemeente help je collega's en inwoners door administratieve processen zorgvuldig te organiseren. Je werkt in een betrokken team waarin je ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen.'

Houd de introductie kort. Twee tot vier zinnen zijn meestal voldoende om de functie te introduceren en nieuwsgierigheid op te wekken.

Stap 3. Beschrijf concreet wat iemand gaat doen

Kandidaten willen weten hoe hun toekomstige werkdag eruitziet. Een lange lijst met verantwoordelijkheden geeft niet altijd een duidelijk beeld.

Beschrijf daarom de belangrijkste werkzaamheden in gewone mensentaal. Gebruik actieve zinnen en spreek de kandidaat rechtstreeks aan.

Bijvoorbeeld:

• Je beantwoordt vragen van inwoners via telefoon en e-mail.
• Je verwerkt aanvragen en houdt administratieve gegevens bij.
• Je overlegt met collega's over lopende dossiers.
• Je denkt mee over hoe werkprocessen eenvoudiger kunnen.

Beperk je tot ongeveer vier tot zes hoofdtaken. Zo blijft de functieomschrijving overzichtelijk en krijgt de kandidaat toch een concreet beeld van het werk.

Tip: Vertel niet alleen wat iemand doet, maar ook waarom dat werk belangrijk is. Zeker in de publieke sector kan de maatschappelijke betekenis van een functie een belangrijke motivatie zijn.

Stap 4. Maak onderscheid tussen noodzakelijke en gewenste functie-eisen

Veel vacatureteksten bevatten een uitgebreide lijst met eisen. Maar welke kennis en vaardigheden zijn écht nodig om de functie goed uit te voeren?

Maak daarom onderscheid tussen noodzakelijke voorwaarden en vaardigheden die iemand ook tijdens het werk kan ontwikkelen.

Denk bij noodzakelijke eisen aan:

• Een diploma of certificaat dat vereist is voor de functie.
• Specifieke vakkennis of relevante werkervaring.
• Beheersing van bepaalde systemen, wanneer dit direct nodig is.

Eigenschappen zoals samenwerken, organiseren of communiceren kun je beter concreet omschrijven dan benoemen met algemene woorden.

Schrijf bijvoorbeeld niet 'Je bent flexibel en stressbestendig', maar 'Je kunt prioriteiten stellen wanneer meerdere vragen tegelijk binnenkomen'.

Houd de eisenlijst beperkt tot ongeveer drie tot zeven relevante punten. Kijk ook kritisch naar diploma-eisen en het aantal jaren werkervaring. Soms beschikt een kandidaat via een andere loopbaan over de vaardigheden die je zoekt.

Stap 5. Laat zien wat jouw organisatie te bieden heeft

Een aantrekkelijke vacature gaat niet alleen over wat je van kandidaten verwacht. Minstens zo belangrijk is wat iemand van jouw organisatie mag verwachten.

Wees daarom zo concreet mogelijk over het salaris, de arbeidsvoorwaarden en de ontwikkelmogelijkheden.

Vermeld bijvoorbeeld:

• Salaris: een salarisindicatie of salarisschaal, met de relevante urenbasis.
• Werkweek: het aantal uren en eventuele flexibiliteit.
• Contract: de duur en het type dienstverband.
• Vakantie en verlof: de geldende verlofregeling.
• Ontwikkeling: mogelijkheden voor opleidingen en doorgroei.
• Werkomgeving: mogelijkheden om thuis te werken, wanneer de functie dit toelaat.

Is er een cao van toepassing? Benoem dan welke cao geldt en welke arbeidsvoorwaarden relevant zijn voor de functie.

Door duidelijk te zijn over het aanbod, kunnen kandidaten beter beoordelen of de baan aansluit bij hun verwachtingen. Dat helpt om teleurstellingen later in het sollicitatieproces te voorkomen.

Stap 6. Maak jouw organisatie en het team zichtbaar

Natuurlijk willen kandidaten weten bij welke organisatie ze terechtkomen. Maar een uitgebreide beschrijving van de geschiedenis, missie en visie is daarvoor meestal niet nodig.

Vertel liever hoe het is om bij jouw organisatie te werken. Geef antwoord op vragen zoals:

• Met hoeveel collega's werkt iemand samen?
• Hoe ziet de samenwerking binnen het team eruit?
• Welke sfeer kenmerkt de afdeling?
• Welke bijdrage levert het team aan de organisatie of samenleving?

Vermijd algemene uitspraken zoals 'Je komt terecht in een dynamische werkomgeving met een informele cultuur'.

Beschrijf liever wat iemand daadwerkelijk kan verwachten. Bijvoorbeeld:

'Je werkt samen met acht collega's op de afdeling Burgerzaken. Jullie helpen inwoners met uiteenlopende vragen en ondersteunen elkaar tijdens drukke momenten.'

Zo maak je de werkomgeving herkenbaar en help je kandidaten inschatten of ze zich er thuis voelen.

Stap 7. Sluit af met een duidelijke oproep om te solliciteren

Heeft jouw vacature de kandidaat enthousiast gemaakt? Maak dan duidelijk wat de volgende stap is.

Vertel hoe iemand kan solliciteren en welke informatie daarvoor nodig is. Vermeld ook hoe het sollicitatieproces ongeveer verloopt.

Een goede afsluiting bevat:

• Een duidelijke oproep om te solliciteren.
• De uiterste sollicitatiedatum, als die van toepassing is.
• Informatie over de sollicitatieprocedure.
• De naam en contactgegevens van een contactpersoon.
• Welke documenten kandidaten moeten aanleveren.

Voorbeeld:

'Lijkt het je leuk om als administratief medewerker bij te dragen aan onze dienstverlening? Solliciteer dan via de sollicitatieknop. Heb je vragen over de functie of het team? Neem gerust contact op met de recruiter via de contactgegevens bij deze vacature.'

Een laagdrempelige afsluiting maakt het kandidaten gemakkelijker om de stap naar solliciteren te zetten.

Hoe ziet een aantrekkelijke vacaturetekst eruit? Een voorbeeld

De zeven stappen komen samen in een overzichtelijke vacature. Onderstaand fictief voorbeeld laat zien hoe je een functie binnen een gemeentelijke organisatie duidelijk en kandidaatgericht kunt presenteren.

Voorbeeld vacaturetekst: administratief medewerker gemeente – 32 uur

Wil jij bijdragen aan een goede dienstverlening voor inwoners? Als administratief medewerker zorg je dat aanvragen zorgvuldig worden verwerkt en collega's kunnen rekenen op actuele informatie. Je werkt samen met een betrokken team en krijgt ruimte om je verder te ontwikkelen.

Wat ga je doen?

• Je verwerkt aanvragen en administratieve gegevens.
• Je beantwoordt vragen van inwoners en collega's.
• Je controleert documenten op volledigheid.
• Je denkt mee over het verbeteren van werkprocessen.

Wat neem je mee?

• Mbo-werk- en denkniveau.
• Ervaring met administratieve werkzaamheden.
• Je werkt nauwkeurig en kunt goed overzicht houden.
• Je communiceert duidelijk met collega's en inwoners.

Wat bieden we je?

• Een werkweek van 32 uur.
• Een salaris volgens de toepasselijke cao en functieschaal.
• Mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.
• Een team waarin collega's elkaar ondersteunen.

Waar kom je terecht?

Je werkt binnen een gemeentelijke organisatie die dagelijks klaarstaat voor inwoners. Samen met jouw collega's zorg je voor een zorgvuldige en toegankelijke dienstverlening.

Enthousiast?

Solliciteer via de sollicitatieknop. In de volledige vacature vind je de sluitingsdatum, contactgegevens en informatie over het sollicitatieproces.

Dit voorbeeld laat zien hoe je met korte zinnen, concrete werkzaamheden en een duidelijke structuur een vacature aantrekkelijk maakt. Vul bij een echte vacature de specifieke arbeidsvoorwaarden, salarisindicatie en organisatiegegevens aan.

Wil je meer voorbeelden en praktische handvatten? In onze whitepaper over sterke vacatureteksten lees je hoe je jouw vacature verder kunt verbeteren.

Welke fouten kun je beter vermijden bij het schrijven van een vacature?

Zelfs wanneer alle belangrijke informatie aanwezig is, kan een vacaturetekst kandidaten onbedoeld afschrikken. Dit zijn veelvoorkomende fouten die je eenvoudig kunt voorkomen.

Te veel eisen stellen

Een lange lijst met eisen kan geschikte kandidaten laten twijfelen. Beperk de functie-eisen tot wat daadwerkelijk nodig is en maak duidelijk welke vaardigheden iemand nog kan ontwikkelen.

Te veel over de organisatie vertellen

Een vacature draait om de baan en de kandidaat. Vertel daarom eerst wat de functie inhoudt en interessant maakt. De informatie over de organisatie volgt daarna.

Vage woorden gebruiken

Woorden zoals 'proactief', 'gedreven' en 'geen negen-tot-vijfmentaliteit' zeggen weinig zonder context. Gebruik concrete voorbeelden die laten zien wat je bedoelt.

Belangrijke arbeidsvoorwaarden weglaten

Wanneer het salaris, aantal uren of type contract ontbreekt, moeten kandidaten zelf belangrijke informatie achterhalen. Wees daarom zo transparant mogelijk.

Onnodig ingewikkelde taal gebruiken

Interne functienamen, afkortingen en vaktermen zijn niet voor iedereen herkenbaar. Leg noodzakelijke begrippen uit en gebruik zoveel mogelijk gewone mensentaal.

Hoe zorg je dat jouw vacaturetekst beter vindbaar is?

Een goede vacature schrijven is één ding. Je wilt natuurlijk ook dat kandidaten deze kunnen vinden.

Met een paar aanpassingen maak je jouw vacature duidelijker voor zowel kandidaten als zoekmachines.

• Gebruik herkenbare zoekwoorden. Verwerk de functietitel op een natuurlijke manier in de titel en functieomschrijving.
• Vermeld de werklocatie. Kandidaten zoeken vaak naar een functie in een specifieke stad of regio.
• Schrijf duidelijke tussenkoppen. Zo vinden lezers én zoekmachines sneller relevante informatie.
• Maak de vacature mobiel leesbaar. Gebruik korte alinea's en overzichtelijke opsommingen.
• Houd informatie actueel. Controleer regelmatig of de functie, voorwaarden en sollicitatiedatum nog kloppen.

Ook een duidelijke vacaturepagina op je eigen website draagt bij aan de online vindbaarheid. Daarbij helpt het wanneer de pagina technisch goed toegankelijk is en de vacaturegegevens correct zijn ingericht.

Checklist: is jouw vacaturetekst klaar voor publicatie?

Controleer jouw vacature voordat je deze online zet. Met onderstaande checklist zie je snel of de belangrijkste onderdelen aanwezig zijn.

• De functietitel is duidelijk en herkenbaar.
• De introductie vertelt waarom de baan interessant is.
• De belangrijkste werkzaamheden zijn concreet omschreven.
• De functie-eisen zijn relevant en beperkt.
• Het salaris en de arbeidsvoorwaarden zijn duidelijk.
• De kandidaat krijgt een beeld van het team en de werkomgeving.
• De sollicitatiestappen en contactgegevens zijn vermeld.
• De tekst is begrijpelijk, inclusief en goed leesbaar op mobiel.

Heb je alle punten gecontroleerd? Laat de vacature dan bij voorkeur nog door een collega lezen. Zo ontdek je onduidelijkheden die je zelf misschien over het hoofd hebt gezien.

Een goede vacaturetekst begint bij de kandidaat

Een vacaturetekst schrijven is meer dan een opsomming van taken en eisen maken. Het gaat erom dat kandidaten begrijpen wat ze gaan doen, waarom de functie interessant is en wat jouw organisatie te bieden heeft.

Door te schrijven vanuit de kandidaat, concreet te zijn en een duidelijke opbouw te gebruiken, vergroot je de kans dat jouw vacature de juiste mensen aanspreekt.

Wil je jouw vacaturetekst verder aanscherpen? Bekijk dan onze praktische tips voor vacatures die kandidaten wél lezen. Of verdiep je in onze whitepaper over het schrijven van sterke vacatureteksten.

Hulp nodig bij het vinden van geschikte kandidaten?

Een aantrekkelijke vacaturetekst is een belangrijke stap in het vinden van personeel. Maar soms vraagt jouw personeelsvraagstuk om meer ondersteuning.

Bij Driessen helpen we organisaties binnen de overheid, het onderwijs en andere betekenisvolle sectoren met het vinden en inzetten van personeel. We denken graag mee over jouw personeelsvraagstuk en welke aanpak bij jouw organisatie past.

Wil je sparren over jouw vacature of het vinden van geschikte kandidaten? Ontdek hoe Driessen jouw organisatie kan ondersteunen bij het vinden van personeel.