Wat zijn de stappen van strategische personeelsplanning?
De stappen strategische personeelsplanning vormen een vaste aanpak waarmee je personeelsbeleid laat aansluiten op de organisatiedoelen. Zo krijg je inzicht in toekomstige tekorten, ontwikkelbehoeften en kansen om tijdig bij te sturen. Zeker in de publieke sector, waar arbeidsmarktkrapte en veranderende wet- en regelgeving een grote rol spelen, biedt een gestructureerde aanpak meer grip.
In dit artikel lees je hoe het proces strategische personeelsplanning eruitziet, welke zes stappen daarbij horen en hoe je deze praktisch toepast binnen jouw organisatie.
Waarom is strategische personeelsplanning belangrijk?
Organisaties veranderen voortdurend. Denk aan vergrijzing, digitalisering, veranderende wetgeving of een toenemende vraag naar dienstverlening. Tegelijkertijd blijft geschikt personeel schaars. Daardoor is alleen reageren op openstaande vacatures vaak niet meer voldoende.
Met een goede strategische personeelsplanning aanpak kun je:
- toekomstige personeelstekorten eerder signaleren;
- medewerkers gericht ontwikkelen;
- werving beter plannen;
- kennisverlies door uitstroom voorkomen;
- personeelskosten beter beheersen;
- de continuïteit van je dienstverlening waarborgen.
Strategische personeelsplanning is daarom geen eenmalig project, maar een doorlopend proces dat meebeweegt met de ontwikkelingen binnen én buiten jouw organisatie. Bekijk hoe onze personeelsoplossingen voor flexibel of vast personeel jouw organisatie kunnen ondersteunen bij toekomstige capaciteitsvraagstukken.
Het strategische personeelsplanning stappenplan in 6 stappen
Hoewel iedere organisatie een eigen werkwijze heeft, bestaat het strategische personeelsplanning stappenplan meestal uit zes logische stappen.
Stap 1. Breng de huidige personeelsbezetting in kaart
De eerste stap is het maken van een complete analyse van je huidige personeelsbestand. Alleen wanneer je weet waar je nu staat, kun je bepalen wat er straks nodig is.
Kijk hierbij onder andere naar:
- aantal medewerkers;
- leeftijdsopbouw;
- contractvormen;
- functies;
- kennis en competenties;
- verzuim- en uitstroomcijfers;
- verwachte pensioneringen.
Naast cijfers is het verstandig om ook de kwaliteit van het personeelsbestand mee te nemen. Welke kennis is uniek? Waar zitten kwetsbaarheden? Welke functies zijn lastig te vervangen?
Hoe vollediger deze analyse, hoe betrouwbaarder de vervolgstappen.
Stap 2. Bepaal de toekomstige personeelsbehoefte
Vervolgens kijk je vooruit. Welke ontwikkelingen hebben invloed op jouw organisatie? Denk aan groei, bezuinigingen, digitalisering of nieuwe wet- en regelgeving.
Stel jezelf bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Welke organisatiedoelen willen we de komende drie tot vijf jaar bereiken?
- Welke werkzaamheden veranderen?
- Welke nieuwe competenties zijn straks nodig?
- Welke functies verdwijnen of ontstaan juist?
Door deze ontwikkelingen te vertalen naar de toekomstige personeelsbehoefte ontstaat een realistisch beeld van de gewenste situatie.
Hierbij kijk je niet alleen naar aantallen medewerkers, maar vooral ook naar kennis, vaardigheden en flexibiliteit.
Stap 3. Voer een gapanalyse uit
Nu vergelijk je de huidige situatie met de gewenste toekomstige situatie. Dit wordt ook wel de gapanalyse genoemd.
De gapanalyse laat zien waar verschillen ontstaan, bijvoorbeeld:
- een tekort aan specifieke kennis;
- onvoldoende capaciteit binnen bepaalde teams;
- een overschot aan functies die veranderen;
- medewerkers die extra scholing nodig hebben.
Juist deze stap maakt duidelijk waar actie nodig is. Niet ieder verschil vraagt direct om nieuwe medewerkers. Soms biedt interne ontwikkeling of taakverschuiving een betere oplossing.
Door de gapanalyse zorgvuldig uit te voeren, voorkom je dat personeelsproblemen pas zichtbaar worden wanneer vacatures moeilijk zijn in te vullen.
Stap 4. Stel een actieplan op
Op basis van de gapanalyse bepaal je welke acties nodig zijn om jouw organisatie klaar te maken voor de toekomst. Dit is vaak de meest concrete stap binnen het proces strategische personeelsplanning.
Afhankelijk van de uitkomsten kun je kiezen voor verschillende maatregelen, zoals:
- nieuwe medewerkers werven;
- bestaande medewerkers opleiden of omscholen;
- talent beter laten doorstromen;
- kennisoverdracht organiseren;
- processen slimmer inrichten;
- tijdelijke capaciteit inzetten tijdens piekperiodes.
Vaak is een combinatie van maatregelen het meest effectief. Niet iedere uitdaging los je op met extra personeel. Soms levert investeren in ontwikkeling of een andere taakverdeling meer op.
Interne linkmogelijkheid: Heb je op korte termijn extra capaciteit nodig? Bekijk onze personeelsoplossingen voor flexibel of vast personeel en ontdek welke oplossing past bij jouw organisatie.
Stap 5. Voer het plan uit
Een goed plan heeft alleen waarde wanneer je het ook daadwerkelijk uitvoert. Daarom is het belangrijk om verantwoordelijkheden vast te leggen en duidelijke doelstellingen af te spreken.
Denk bijvoorbeeld aan:
- wanneer vacatures worden uitgezet;
- welke opleidingen worden gestart;
- welke teams extra ondersteuning krijgen;
- welke resultaten je wilt behalen;
- wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.
Betrek hierbij niet alleen HR, maar ook leidinggevenden en het management. Strategische personeelsplanning raakt immers de hele organisatie.
Door regelmatig met elkaar in gesprek te blijven, zorg je ervoor dat plannen aansluiten op de praktijk.
Stap 6. Monitor en stuur bij
Strategische personeelsplanning is geen document dat na oplevering in een la verdwijnt. Organisaties veranderen voortdurend en de arbeidsmarkt staat nooit stil.
Controleer daarom regelmatig of de uitgangspunten nog kloppen.
Kijk bijvoorbeeld naar:
- veranderende organisatiedoelen;
- nieuwe wet- en regelgeving;
- ontwikkelingen op de arbeidsmarkt;
- gerealiseerde in- en uitstroom;
- ziekteverzuim;
- voortgang van opleidingen.
Door jaarlijks of halfjaarlijks te evalueren, kun je tijdig bijsturen en blijft jouw personeelsplanning actueel.
Praktijkvoorbeeld van strategische personeelsplanning
Stel dat een gemeente verwacht dat de komende vijf jaar een groot deel van de ervaren beleidsmedewerkers met pensioen gaat. Tegelijkertijd nemen de werkzaamheden toe door nieuwe maatschappelijke opgaven.
Tijdens de situatieanalyse blijkt dat veel kennis bij een kleine groep medewerkers ligt. De gapanalyse laat zien dat er onvoldoende opvolging beschikbaar is.
De organisatie kiest daarom voor een combinatie van maatregelen:
- jonge medewerkers eerder laten doorgroeien;
- een intern opleidingsprogramma opzetten;
- kennis actief laten overdragen;
- tijdig nieuwe medewerkers werven;
- tijdelijke capaciteit inzetten tijdens drukke periodes.
Hierdoor ontstaat meer continuïteit en wordt de impact van het toekomstige vertrek van ervaren medewerkers kleiner.
Veelgemaakte fouten bij strategische personeelsplanning
Veel organisaties beginnen enthousiast, maar lopen vast doordat het proces onvoldoende wordt geborgd.
Veelvoorkomende fouten zijn:
- alleen kijken naar vacatures van vandaag;
- uitsluitend sturen op aantallen medewerkers;
- competenties en talentontwikkeling vergeten;
- leidinggevenden onvoldoende betrekken;
- geen vaste evaluatiemomenten plannen;
- het actieplan niet koppelen aan organisatiedoelen.
Door strategische personeelsplanning onderdeel te maken van de reguliere HR-cyclus blijft het proces actueel en bruikbaar.
Samenvatting
De stappen strategische personeelsplanning bestaan uit een logisch en cyclisch proces:
- Analyseer de huidige personeelsbezetting.
- Breng de toekomstige personeelsbehoefte in kaart.
- Voer een gapanalyse uit.
- Stel een actieplan op.
- Voer de maatregelen uit.
- Monitor de resultaten en stuur bij.
Door deze stappen regelmatig te doorlopen, krijgt jouw organisatie beter inzicht in toekomstige personeelsvraagstukken. Zo kun je tijdig inspelen op veranderingen en bouw je aan een personeelsbestand dat aansluit bij de ambities van jouw organisatie.
Veelgestelde vragen
Hoeveel stappen heeft strategische personeelsplanning?
Meestal bestaat strategische personeelsplanning uit zes stappen: de huidige situatie analyseren, de toekomstige behoefte bepalen, een gapanalyse uitvoeren, een actieplan opstellen, het plan uitvoeren en de resultaten evalueren.
Hoe vaak voer je strategische personeelsplanning uit?
Strategische personeelsplanning is een doorlopend proces. Veel organisaties actualiseren hun analyse jaarlijks of wanneer belangrijke veranderingen binnen de organisatie plaatsvinden.
Wie is verantwoordelijk voor strategische personeelsplanning?
HR speelt vaak een coördinerende rol, maar succesvolle strategische personeelsplanning ontstaat juist door samenwerking tussen HR, management en leidinggevenden.
Wat is het verschil tussen personeelsplanning en strategische personeelsplanning?
Personeelsplanning richt zich vooral op de korte termijn, bijvoorbeeld het invullen van openstaande diensten of vacatures. Strategische personeelsplanning kijkt meerdere jaren vooruit en sluit aan op de langetermijnstrategie van de organisatie.
Ondersteuning bij jouw personeelsvraagstuk
Bij Driessen ondersteunen we organisaties met personeelsoplossingen die aansluiten bij hun strategische personeelsplanning. Of je nu tijdelijk extra capaciteit nodig hebt of op zoek bent naar een duurzame oplossing voor vaste functies: we denken met je mee over wat jouw organisatie nodig heeft. We verbinden mens en werk binnen overheid, onderwijs en andere betekenisvolle sectoren. Dankzij onze kennis van deze sector helpen we organisaties bij personeelsvraagstukken van vandaag én morgen.
Benieuwd welke personeelsoplossing past bij jouw organisatie? Bekijk onze personeelsoplossingen of plan een vrijblijvend gesprek over jouw personeelsvraagstuk.
Waar kunnen we je mee helpen?
Of je op zoek bent naar flexibel of vast personeel, bij ons vind je de juiste oplossing. Ons ervaren team staat klaar om jouw organisatie te versterken met gekwalificeerde medewerkers bij de overheid, in het onderwijs en andere betekenisvolle sectoren.