Wat is payroll en hoe werkt het?

Voor veel organisaties biedt payroll een praktische oplossing om administratieve lasten te verminderen en risico’s rondom werkgeverschap te beperken. Maar hoe werkt payroll precies, wat kost payroll en wanneer is payroll uitbesteden interessant voor jouw organisatie? 

Wat houdt payroll in? 

Bij payroll zijn er drie partijen betrokken: 

• De medewerker 
• Jouw organisatie 
• Het payrollbedrijf 

Jouw organisatie werft en selecteert zelf de medewerker. Vervolgens komt deze medewerker juridisch in dienst bij het payrollbedrijf. Dat payrollbedrijf neemt het formele werkgeverschap over en verzorgt onder andere de loonadministratie, arbeidscontracten en verplichte afdrachten. 

Je blijft als organisatie verantwoordelijk voor: 

• De dagelijkse begeleiding 
• Functionerings- en beoordelingsgesprekken 
• Werkplanning en aansturing 
• De inhoud van de functie 

Het payrollbedrijf verzorgt onder andere: 

• Arbeidsovereenkomsten 
• Salarisadministratie 
• Loonbetalingen 
• Afdracht van belastingen en premies 
• Verzuimbegeleiding 
• Administratieve verplichtingen rondom werkgeverschap 

Hierdoor houd je meer tijd over voor je primaire werkzaamheden en personeelsbeleid. 

Hoe werkt payroll in de praktijk? 

De vraag "hoe werkt payroll?" komt vaak voor bij organisaties die flexibiliteit zoeken zonder extra administratieve druk. 

Het proces verloopt meestal in vier stappen: 

1. Je werft een medewerker 

Je vindt zelf een geschikte kandidaat voor de functie binnen jouw organisatie. 

2. De medewerker komt op de payroll 

Het payrollbedrijf sluit een arbeidsovereenkomst af met de medewerker en wordt juridisch werkgever. 

3. Jij stuurt de medewerker aan 

De medewerker werkt gewoon binnen jouw organisatie en ontvangt dagelijks instructies van jouw leidinggevenden. 

4. Het payrollbedrijf regelt de administratie 

Het payrollbedrijf verzorgt de salarisverwerking, contractbeheer en andere werkgeversverplichtingen. 

Voor de medewerker verandert er vaak weinig in de dagelijkse praktijk. Wel ontvangt de medewerker het salaris van het payrollbedrijf. 

Wat is een payrollbedrijf? 

Een payrollbedrijf is een organisatie die het juridisch werkgeverschap van medewerkers overneemt. Het bedrijf verzorgt alle administratieve en arbeidsrechtelijke verplichtingen die daarbij horen. 

Een payrollbedrijf kan ondersteuning bieden bij: 

• Salarisadministratie 
• Arbeidscontracten 
• Wet- en regelgeving 
• Verzuim en ziekte 
• Pensioenregelingen 
• Werkgeversrisico's 

Sinds de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) hebben payrollmedewerkers recht op vergelijkbare arbeidsvoorwaarden als medewerkers die rechtstreeks in dienst zijn bij een werkgever. De exacte invulling kan verschillen afhankelijk van de situatie en toepasselijke regelingen. 

Waarom kiezen organisaties voor payroll uitbesteden? 

Payroll uitbesteden kan aantrekkelijk zijn voor organisaties die behoefte hebben aan ontzorging en flexibiliteit. 

Veelgenoemde voordelen zijn: 

Minder administratieve werkzaamheden 

Werkgeverschap brengt veel verplichtingen met zich mee. Door payroll uit te besteden hoef je minder tijd te besteden aan salarisverwerking, contractbeheer en andere administratieve taken. 

Ondersteuning bij wet- en regelgeving 

Arbeidswetgeving verandert regelmatig. Een payrollbedrijf volgt deze ontwikkelingen en helpt bij een zorgvuldige uitvoering van werkgeversverplichtingen. 

Beperking van werkgeversrisico's 

Afhankelijk van de afspraken kan een payrollbedrijf ondersteuning bieden bij risico's rondom ziekteverzuim en arbeidsrechtelijke verplichtingen. 

Meer focus op de organisatie 

Doordat administratieve taken worden uitbesteed, kun je meer aandacht besteden aan medewerkers, dienstverlening en organisatiedoelen. 

Wat kost payroll? 

Een veelgestelde vraag is: wat kost payroll? 

De kosten bestaan doorgaans uit: 

• Het brutoloon van de medewerker 
• Werkgeverslasten 
• Pensioenpremies 
• Verzekeringen 
• Een opslag voor de dienstverlening van het payrollbedrijf 

Vaak wordt gewerkt met een omrekenfactor. Deze factor verschilt per payrollbedrijf en is afhankelijk van verschillende omstandigheden, zoals de functie, het aantal medewerkers en de gewenste dienstverlening. 

Daardoor is het lastig om een vaste prijs te noemen. Een payrolloplossing wordt meestal afgestemd op de specifieke situatie van jouw organisatie. 

Wanneer is payroll interessant? 

Payroll kan interessant zijn wanneer je: 

• Zelf medewerkers wilt werven 
• Minder administratieve lasten wilt 
• Ondersteuning zoekt bij werkgeverschap 
• Flexibel personeel wilt inzetten 
• Zekerheid wilt over een correcte salarisadministratie 

Voor organisaties in de overheid, het onderwijs en andere maatschappelijk gedreven sectoren kan payroll bijdragen aan continuïteit en een efficiënte inrichting van personeelsprocessen. 

Payroll of zelf werkgeverschap? 

Of payroll de juiste keuze is, hangt af van jouw situatie. Wanneer je graag zelf alle werkgeversverantwoordelijkheden uitvoert, kan rechtstreeks werkgeverschap passend zijn. 

Wil je juist administratieve processen vereenvoudigen en ondersteuning bij werkgeverschap, dan kan payroll uitbesteden een interessante oplossing zijn. 

Veelgestelde vragen over payroll 

Is payroll hetzelfde als uitzenden? 

Nee. Bij payroll werf je zelf de medewerker en draag je deze over aan een payrollbedrijf. Bij uitzenden verzorgt een uitzendorganisatie doorgaans ook de werving en selectie. 

Heeft een payrollmedewerker dezelfde arbeidsvoorwaarden? 

Payrollmedewerkers hebben wettelijke rechten op arbeidsvoorwaarden die vergelijkbaar zijn met die van medewerkers in een vergelijkbare functie binnen de organisatie. De exacte situatie kan verschillen afhankelijk van de toepasselijke regelgeving. 

Kan payroll interessant zijn voor tijdelijke functies? 

Ja. Payroll wordt regelmatig ingezet voor tijdelijke of flexibele personeelsbehoeften, maar kan ook worden toegepast bij langere dienstverbanden. 

Wat is het verschil tussen een payrollbedrijf en een werkgever? 

Een payrollbedrijf neemt het juridisch werkgeverschap over. Jouw organisatie blijft verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van de medewerker. 

Payroll als oplossing voor jouw personeelsvraagstuk 

Bij Driessen ondersteunen we organisaties met personeelsoplossingen op maat. Of het nu gaat om payroll, capaciteit, personeel vinden of goed werkgeverschap: we denken met je mee over wat jouw organisatie nodig heeft. 

We verbinden mens en werk binnen overheid, onderwijs en andere betekenisvolle sectoren. Daarbij kijken we verder dan alleen de vraag van vandaag en helpen we je bouwen aan oplossingen die werken in de praktijk.