Wat is een gesloten marktconsultatie? Uitleg en verschillen

Wat is een gesloten marktconsultatie?

Een gesloten marktconsultatie is een vorm van marktconsultatie waarbij een aanbestedende dienst, zoals een gemeente, ministerie of onderwijsinstelling, een beperkt aantal geselecteerde marktpartijen raadpleegt. Dit gebeurt voorafgaand aan een aanbesteding, om meer inzicht te krijgen in de mogelijkheden, risico's en haalbaarheid van een opdracht.

In plaats van de hele markt uit te nodigen, kiest de organisatie zelf welke leveranciers zij wil benaderen. Dat kunnen bijvoorbeeld partijen zijn met specifieke kennis of ervaring binnen een bepaalde sector.

Het doel is om informatie op te halen waarmee de aanbesteding beter kan worden voorbereid. Denk aan realistische eisen, passende tarieven en mogelijke oplossingen voor een vraagstuk.

Een gesloten marktconsultatie betekent overigens niet dat de latere aanbesteding ook gesloten is. De marktconsultatie is onderdeel van de voorbereiding en staat los van de keuze voor een aanbestedingsprocedure.

Wat is het verschil tussen een open en gesloten marktconsultatie?

Er bestaan verschillende vormen van marktconsultatie. Het belangrijkste verschil tussen een open en gesloten marktconsultatie is wie eraan kan deelnemen.

Bij een open marktconsultatie krijgen alle geïnteresseerde marktpartijen de mogelijkheid om mee te denken. De aanbestedende dienst publiceert bijvoorbeeld een uitnodiging via TenderNed. Dit biedt ruimte voor uiteenlopende inzichten en nieuwe aanbieders. Het kan wel meer reacties opleveren die verwerkt moeten worden.

Bij een gesloten marktconsultatie benadert de aanbestedende dienst zelf een selectie van leveranciers. Alleen de uitgenodigde partijen nemen deel aan de consultatie. Hierdoor zijn gerichte gesprekken met specifieke deskundigen mogelijk en blijft het aantal reacties doorgaans overzichtelijk. Het nadeel is dat relevante partijen buiten beeld kunnen blijven.

Beide soorten marktconsultatie hebben hetzelfde doel: inzicht krijgen in de markt en een goed uitvoerbare aanbesteding voorbereiden. Welke vorm het meest geschikt is, hangt af van de opdracht, de beschikbare marktkennis en de informatie die je wilt verzamelen.

Wanneer kies je voor een gesloten marktconsultatie?

Een gesloten marktconsultatie kan geschikt zijn wanneer je al een goed beeld hebt van de markt en specifieke vragen wilt voorleggen aan leveranciers.

Bijvoorbeeld wanneer je:

• Gerichte kennis nodig hebt: je wilt met leveranciers spreken die ervaring hebben met een vergelijkbare opdracht.
• Een complexe opdracht voorbereidt: je hebt behoefte aan inhoudelijke gesprekken over de uitvoering, risico's of mogelijke oplossingen.
• Specifieke voorwaarden wilt toetsen: je wilt weten of bepaalde eisen en verwachtingen haalbaar zijn.
• Dieper op antwoorden wilt ingaan: je wilt ruimte hebben om door te vragen en verschillende mogelijkheden te bespreken.

Stel dat een gemeente de inhuur van flexibel personeel opnieuw wil aanbesteden. De gemeente wil weten of de gewenste aanlevertijden voor kandidaten haalbaar zijn en hoe leveranciers omgaan met veranderende wet- en regelgeving. Door enkele uitzendorganisaties te raadplegen, krijgt de gemeente gerichte informatie om de aanbesteding beter vorm te geven.

Daarbij is het belangrijk dat de gekozen leveranciers samen voldoende verschillende inzichten bieden. Anders bestaat het risico dat de aanbesteding te veel wordt afgestemd op de werkwijze van een beperkt aantal partijen.

Meer weten over wat een marktconsultatie kan opleveren? Lees ons artikel over de waarde van marktconsultatie bij aanbestedingen.

Hoe werkt het proces van een gesloten marktconsultatie?

Een zorgvuldig ingericht marktconsultatieproces helpt om bruikbare informatie te verzamelen en tegelijkertijd eerlijke concurrentie te waarborgen.

Stap 1. Bepaal het doel

Breng eerst in kaart welke informatie je nodig hebt. Wil je weten of de opdracht haalbaar is? Zoek je inzicht in de kosten? Of wil je onderzoeken welke oplossingen de markt kan bieden?

Door vooraf duidelijke doelen te bepalen, kun je gerichte vragen stellen.

Stap 2. Selecteer de marktpartijen

Kies welke leveranciers je wilt uitnodigen. Kijk daarbij naar relevante ervaring, deskundigheid en de verschillende mogelijkheden binnen de markt.

Zorg voor een zorgvuldige en objectieve selectie. Alleen bekende of bestaande leveranciers uitnodigen kan ervoor zorgen dat je nieuwe inzichten mist.

Stap 3. Bereid de vragen voor

Stel een document op waarin je het doel, de opdracht en de belangrijkste vragen beschrijft. Geef ook aan wat je met de antwoorden doet en hoe je omgaat met vertrouwelijke informatie.

Denk aan vragen zoals:

• Welke onderdelen van de opdracht zijn volgens jullie lastig uitvoerbaar?
• Welke risico's zien jullie bij de voorgestelde werkwijze?
• Zijn de gewenste termijnen haalbaar?
• Welke factoren beïnvloeden de prijs?
• Welke alternatieve oplossingen zijn mogelijk?

Stap 4. Voer de gesprekken

Een gesloten marktconsultatie kan schriftelijk, mondeling of in een combinatie van beide plaatsvinden.

Bij mondelinge gesprekken kun je doorvragen op antwoorden en onderwerpen verder verkennen. Zorg dat de betrokken partijen voldoende informatie krijgen om de vragen goed te beantwoorden.

Leg de gesprekken zorgvuldig vast, zodat duidelijk blijft welke informatie is gedeeld en welke inzichten zijn opgehaald.

Stap 5. Verwerk en deel de resultaten

Analyseer de antwoorden en bepaal welke inzichten bruikbaar zijn voor de aanbesteding. Pas waar nodig het programma van eisen, de planning of de aanbestedingsstrategie aan.

Maak vervolgens een verslag van de relevante resultaten en zorg dat ook andere geïnteresseerde partijen toegang krijgen tot de informatie die nodig is om eerlijk te kunnen inschrijven. Bescherm daarbij vertrouwelijke en commercieel gevoelige informatie.

Voor een uitgebreide toelichting op de voorbereiding en uitvoering kun je het stappenplan marktconsultatie van PIANOo raadplegen.

Welke regels gelden voor een gesloten marktconsultatie?

Een gesloten marktconsultatie is toegestaan, maar moet zorgvuldig worden uitgevoerd. Ook wanneer je slechts een beperkt aantal leveranciers raadpleegt, moet je rekening houden met de aanbestedingsrechtelijke beginselen van gelijke behandeling, transparantie en non-discriminatie.

De Aanbestedingswet 2012 biedt ruimte om voorafgaand aan een aanbesteding marktpartijen te raadplegen. De verkregen informatie mag echter niet leiden tot oneerlijke concurrentie.

Daarom zijn drie aandachtspunten belangrijk.

1. Voorkom een oneerlijke informatievoorsprong

Uitgenodigde leveranciers krijgen tijdens een gesloten marktconsultatie mogelijk eerder inzicht in de plannen van de opdrachtgever. Dat mag hen geen ongerechtvaardigde voorsprong geven bij de latere aanbesteding.

De aanbestedende dienst moet passende maatregelen nemen om de concurrentie eerlijk te houden. Denk aan het delen van relevante informatie en het bieden van voldoende tijd om een inschrijving voor te bereiden.

2. Zorg voor transparantie

Leg vast welke onderwerpen zijn besproken, welke informatie is gedeeld en wat er met de resultaten gebeurt.

Een verslag van de marktconsultatie helpt om het proces inzichtelijk te maken. Door de relevante informatie beschikbaar te stellen bij de aanbestedingsstukken, kunnen ook leveranciers die niet aan de consultatie deelnamen zich goed voorbereiden.

3. Stem de opdracht niet af op één leverancier

Een marktconsultatie is bedoeld om de mogelijkheden van de markt te onderzoeken, niet om een bepaalde leverancier een voorkeurspositie te geven.

Voorkom daarom dat de eisen, voorwaarden of gunningscriteria onnodig worden toegeschreven naar één specifieke marktpartij. Dat kan de concurrentie beperken.

Een leverancier die betrokken is geweest bij de voorbereiding mag bovendien niet automatisch worden uitgesloten van de latere aanbesteding. Uitsluiting is pas aan de orde wanneer een verstoring van de mededinging niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen en de wettelijke voorwaarden daarvoor zijn vervuld.

Meer informatie over de wettelijke regels en mogelijke risico's vind je bij Europa decentraal over marktconsultaties.

Wat zijn de voordelen en nadelen van een gesloten marktconsultatie?

Een gesloten marktconsultatie heeft voordelen, maar ook beperkingen.

Voordelen

• Je kunt gericht vragen stellen aan partijen met relevante expertise.
• Er is ruimte voor verdiepende gesprekken over complexe onderwerpen.
• Het aantal deelnemers en de ontvangen reacties zijn overzichtelijk.
• Je kunt specifieke aannames en voorwaarden toetsen voordat de aanbesteding begint.

Nadelen

• Je mist mogelijk inzichten van leveranciers die niet zijn uitgenodigd.
• De selectie van partijen vraagt om een zorgvuldige afweging.
• Uitgenodigde leveranciers kunnen een informatievoorsprong krijgen.
• De uitkomsten geven mogelijk geen volledig beeld van de markt.

Een gesloten marktconsultatie is dus niet automatisch beter of efficiënter dan een open variant. De juiste keuze hangt vooral af van wat je wilt onderzoeken en hoeveel kennis je al hebt van de markt.

Een goede marktconsultatie begint met de juiste vragen

Of je nu kiest voor een open of gesloten marktconsultatie: een goede voorbereiding maakt het verschil. Door tijdig met leveranciers in gesprek te gaan, ontdek je welke eisen realistisch zijn, welke risico's er spelen en waar mogelijkheden liggen om de opdracht te verbeteren.

Zeker bij de aanbesteding van flexibel personeel is dat waardevol. Veranderingen in wet- en regelgeving, arbeidsmarktkrapte en de opbouw van tarieven kunnen grote invloed hebben op de uitvoerbaarheid van een opdracht.

Wil je jouw aanbesteding goed voorbereiden? Bekijk dan onze kennis en praktische tips over aanbesteden en tenders. Zo vergroot je de kans op een realistische uitvraag en passende inschrijvingen.

Veelgestelde vragen over gesloten marktconsultaties

Is een gesloten marktconsultatie toegestaan?

Ja. Een aanbestedende dienst mag voorafgaand aan een aanbesteding een geselecteerde groep marktpartijen raadplegen. Daarbij moet zij wel rekening houden met de beginselen van gelijke behandeling, transparantie en non-discriminatie.

Hoeveel leveranciers nodig je uit voor een gesloten marktconsultatie?

Er geldt geen vast wettelijk aantal leveranciers dat je moet uitnodigen. Het is vooral belangrijk dat de selectie past bij het doel van de consultatie en voldoende bruikbare inzichten oplevert. Daarbij moet eerlijke concurrentie gewaarborgd blijven.

Mag een leverancier na een marktconsultatie meedoen aan de aanbesteding?

Ja. Deelname aan een marktconsultatie betekent niet dat een leverancier is uitgesloten van de latere aanbesteding. Wel moet worden voorkomen dat de betrokkenheid leidt tot een oneerlijke concurrentievoorsprong.

Is een gesloten marktconsultatie hetzelfde als een onderhandse aanbesteding?

Nee. Een gesloten marktconsultatie is bedoeld om informatie te verzamelen ter voorbereiding op een mogelijke aanbesteding. Bij een onderhandse aanbestedingsprocedure worden leveranciers uitgenodigd om een offerte in te dienen. Het zijn dus twee verschillende onderdelen van het inkoopproces.