Maar hoe werkt een dynamisch aankoopsysteem precies? En wanneer is het interessant voor jouw organisatie? We leggen uit hoe de procedure verloopt, welke voordelen en aandachtspunten er zijn en wat een DAS betekent voor de inhuur van personeel.

Wat is een dynamisch aankoopsysteem?

Een dynamisch aankoopsysteem is een elektronische aanbestedingsprocedure voor gangbare werken, leveringen en diensten. Overheidsorganisaties en andere aanbestedende diensten gebruiken een DAS om opdrachten uit te zetten bij leveranciers die vooraf zijn toegelaten.

Je kunt een DAS vergelijken met een digitale marktplaats. Leveranciers melden zich aan en worden getoetst aan vooraf vastgestelde eisen. Zodra jouw organisatie een opdracht heeft, kunnen de toegelaten leveranciers daarvoor een aanbieding indienen.

Het belangrijkste kenmerk van een DAS is dat nieuwe leveranciers zich gedurende de volledige looptijd kunnen aanmelden. Daarmee verschilt het van een raamovereenkomst, waarbij de deelnemende leveranciers doorgaans vooraf voor een bepaalde periode worden vastgelegd.

Hoe werkt een dynamisch aankoopsysteem?

De werking van een DAS bestaat uit twee hoofdfasen: de toelatingsfase en de opdrachtenfase. Eerst richt de aanbestedende dienst het systeem in en laat zij geschikte leveranciers toe. Daarna kunnen via het systeem afzonderlijke opdrachten worden aanbesteed.

Fase 1: leveranciers aanmelden en toelaten

De aanbestedende dienst maakt het DAS openbaar bekend en legt vast welke diensten of leveringen via het systeem worden ingekocht. Ook worden de voorwaarden en toelatingseisen beschreven.

Vervolgens doorloopt de procedure deze stappen:

1. Het DAS wordt gepubliceerd. De aanbestedende dienst kondigt het systeem aan en stelt de aanbestedingsdocumenten digitaal beschikbaar.
2. Leveranciers melden zich aan. Geïnteresseerde leveranciers dienen een verzoek tot toelating in, inclusief de gevraagde informatie en documenten.
3. De aanmeldingen worden beoordeeld. De aanbestedende dienst controleert of uitsluitingsgronden van toepassing zijn en of leveranciers voldoen aan de geschiktheidseisen.
4. Geschikte leveranciers worden toegelaten. Leveranciers die aan de gestelde eisen voldoen, krijgen toegang tot de relevante opdrachten binnen het DAS.

Anders dan bij sommige andere aanbestedingsprocedures geldt er geen maximumaantal leveranciers dat mag worden toegelaten. Alle leveranciers die aan de eisen voldoen, komen in aanmerking.

Nieuwe leveranciers kunnen zich ook aanmelden wanneer het systeem al in gebruik is. Tijdens de looptijd geldt voor de beoordeling van nieuwe aanmeldingen in beginsel een termijn van 10 werkdagen. Onder bepaalde voorwaarden kan die termijn worden verlengd.

Fase 2: opdrachten uitzetten en gunnen

Zodra jouw organisatie een concrete opdracht heeft, begint de tweede fase. Denk bijvoorbeeld aan het tijdelijk inhuren van een HR-adviseur bij een gemeente.

Deze fase verloopt als volgt:

1. De opdracht wordt opgesteld. Je beschrijft de werkzaamheden, benodigde kennis, gewenste inzet en beoordelingscriteria.
2. Leveranciers ontvangen een uitnodiging. Alle leveranciers die zijn toegelaten tot het DAS, of tot de relevante categorie, worden uitgenodigd om in te schrijven.
3. Leveranciers dienen een aanbieding in. Zij kunnen binnen de gestelde termijn een voorstel indienen. De wettelijke minimumtermijn voor inschrijving is in beginsel 10 kalenderdagen.
4. De aanbiedingen worden beoordeeld. Je controleert of de inschrijvingen aan de eisen voldoen en beoordeelt ze volgens de vooraf vastgestelde gunningscriteria.
5. De opdracht wordt gegund. De gekozen leverancier ontvangt de opdracht, waarna de overeenkomst wordt gesloten en de gunning volgens de geldende regels wordt bekendgemaakt.

Elke specifieke opdracht kent dus een eigen beoordeling en gunning. Toelating tot het DAS betekent niet automatisch dat een leverancier ook opdrachten krijgt.

Wat betekent een DAS voor de inhuur van personeel?

Binnen de publieke sector wordt een DAS ook gebruikt voor de tijdelijke inhuur van personeel. Organisaties kunnen hiermee opdrachten uitzetten bij meerdere toegelaten personeelsleveranciers.

Stel dat een gemeente tijdelijk extra ondersteuning nodig heeft op de financiële afdeling. Via het DAS kan de gemeente een opdracht publiceren met de gewenste werkzaamheden, ervaring, inzetduur en andere relevante voorwaarden.

Toegelaten leveranciers kunnen vervolgens geschikte kandidaten aanbieden. De gemeente beoordeelt de inschrijvingen aan de hand van de vooraf vastgestelde criteria en kiest de passende aanbieding.

Bij DAS-inhuur zijn duidelijke functie-eisen, realistische termijnen en transparante beoordelingscriteria belangrijk. Daarmee maak je het voor leveranciers eenvoudiger om passende kandidaten voor te stellen.

Een aandachtspunt is dat een DAS volgens de aanbestedingsregels bedoeld is voor gangbare inkopen. Of deze procedure geschikt is voor een bepaalde vorm van personeelsinhuur, vraagt daarom om een zorgvuldige beoordeling.

Wat zijn de voordelen van een DAS?

Een dynamisch aankoopsysteem kan verschillende voordelen bieden voor organisaties die regelmatig vergelijkbare opdrachten aanbesteden.

• Toegang tot nieuwe leveranciers. Leveranciers kunnen gedurende de looptijd toetreden. Hierdoor blijft het systeem toegankelijk voor nieuwe marktpartijen.
• Meer concurrentie. Meerdere toegelaten leveranciers krijgen de mogelijkheid om op opdrachten in te schrijven.
• Flexibiliteit bij terugkerende inkopen. Je kunt afzonderlijke opdrachten uitzetten wanneer er een concrete behoefte ontstaat.
• Een digitaal en transparant proces. Aanmeldingen, uitnodigingen en inschrijvingen verlopen elektronisch en volgens vooraf vastgestelde regels.
• Minder herhaling in de toelatingsprocedure. Leveranciers die al zijn toegelaten, hoeven niet voor iedere afzonderlijke opdracht opnieuw het volledige toelatingsproces te doorlopen.

Voor organisaties met een terugkerende personeelsbehoefte kan een DAS daarmee een interessante mogelijkheid zijn. De daadwerkelijke voordelen hangen af van de inrichting van het systeem, het aantal leveranciers en de aard van de opdrachten.

Welke aandachtspunten heeft een dynamisch aankoopsysteem?

Een DAS biedt flexibiliteit, maar vraagt ook om een zorgvuldige inrichting en uitvoering.

Administratieve werkzaamheden

Wanneer veel leveranciers zijn toegelaten, kan jouw organisatie ook veel inschrijvingen ontvangen. Het beoordelen daarvan kost tijd en vraagt om een duidelijke werkwijze.

Geschikte opdrachten

Een DAS is bedoeld voor gangbare inkopen waarvan de kenmerken algemeen beschikbaar zijn op de markt. Niet iedere complexe of specialistische personeelsvraag past daar vanzelfsprekend bij.

Duidelijke beoordelingscriteria

Het is belangrijk vooraf vast te leggen hoe aanbiedingen worden beoordeeld. Onduidelijke criteria kunnen leiden tot vragen, extra werkzaamheden of discussies over de gunning.

Aandacht voor wet- en regelgeving

Ook binnen een DAS gelden aanbestedingsregels. Bij personeelsinhuur kunnen daarnaast arbeidsrechtelijke verplichtingen en andere voorwaarden relevant zijn, afhankelijk van de gekozen inhuurconstructie.

Wat is het verschil tussen een DAS en een raamovereenkomst?

Zowel een DAS als een raamovereenkomst kan worden gebruikt om terugkerende inkoopbehoeften te organiseren. Toch verschillen beide modellen op belangrijke punten.

Bij een raamovereenkomst selecteert de aanbestedende dienst vooraf één of meerdere leveranciers. Gedurende de looptijd kunnen vervolgens opdrachten worden verstrekt volgens de afspraken in die overeenkomst. Nieuwe leveranciers kunnen meestal niet tussentijds toetreden.

Een dynamisch aankoopsysteem blijft juist open voor nieuwe leveranciers. Iedere leverancier die aan de toelatingseisen voldoet, kan gedurende de looptijd worden toegelaten. Voor afzonderlijke opdrachten volgt daarna een nieuwe inschrijvings- en beoordelingsronde.

Welke vorm geschikt is, hangt onder meer af van de aard van de inkoopbehoefte, de gewenste samenwerking en de ruimte die je leveranciers wilt bieden.

Wil je de verschillende mogelijkheden voor personeelsinhuur vergelijken? Lees dan ook ons artikel over grip op externe inhuur en de verschillende inhuurmodellen.

Wanneer is een DAS interessant voor jouw organisatie?

Een DAS kan interessant zijn wanneer jouw organisatie regelmatig vergelijkbare diensten of leveringen nodig heeft en daarbij verschillende leveranciers wil kunnen betrekken.

Bij de afweging is het verstandig om jezelf enkele vragen te stellen:

• Gaat het om gangbare diensten of leveringen die geschikt zijn voor deze procedure?
• Heeft jouw organisatie regelmatig nieuwe opdrachten?
• Wil je nieuwe leveranciers gedurende de looptijd toegang kunnen blijven bieden?
• Beschik je over voldoende capaciteit om aanmeldingen en inschrijvingen zorgvuldig te beoordelen?
• Passen de gewenste contractafspraken en de aard van de personeelsinhuur bij deze aanbestedingsvorm?

Een DAS is niet automatisch de juiste keuze voor iedere personeelsvraag. Soms biedt een raamovereenkomst of een andere inhuurconstructie meer mogelijkheden om de gewenste samenwerking vorm te geven.

Hoe zorg je voor een goede aanpak van DAS-inhuur?

Een passende aanbestedingsprocedure is één onderdeel van het organiseren van externe inhuur. Minstens zo belangrijk is dat je vooraf duidelijk hebt welke personeelsbehoefte er is.

Breng daarom in kaart welke functies je regelmatig tijdelijk moet invullen, hoeveel capaciteit je nodig hebt en welke eisen je aan kandidaten stelt.

Denk vervolgens na over de manier waarop je aanvragen beoordeelt, afspraken vastlegt en zicht houdt op de inzet van flexibele medewerkers. Zo voorkom je dat iedere nieuwe personeelsvraag opnieuw om dezelfde organisatorische keuzes vraagt.

Meer weten over de verschillende aanbestedingsmogelijkheden? Bekijk ons kenniscentrum over aanbesteden en tenders.

Sparren over externe inhuur binnen jouw organisatie?

Een dynamisch aankoopsysteem kan een manier zijn om tijdelijke personeelsinhuur te organiseren. Of dit aansluit bij jouw organisatie, hangt af van je personeelsbehoefte en de manier waarop je externe inhuur wilt regelen.

Bij Driessen ondersteunen we organisaties binnen overheid, onderwijs en andere betekenisvolle sectoren bij hun personeelsvraagstukken. We denken graag met je mee over een passende invulling van je flexibele personeelsbehoefte.