Managementondersteuner Ministerie van Buitenlandse Zaken

Wil jij als managementondersteuner in Den Haag zorgen dat alles achter de schermen soepel verloopt? Ondersteun het management bij het ministerie van Buitenlandse Zaken en draag indirect bij aan vrede, veiligheid en humanitaire hulp.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner bij het ministerie van Buitenlandse Zaken ben jij een belangrijke schakel binnen de directie Stabiliteit en Humanitaire Hulp (DSH). Je ondersteunt de directeur, afdelingshoofden en beleidsmedewerkers bij hun dagelijkse werkzaamheden. Samen met je collega's zorg je dat alles goed georganiseerd is en werkzaamheden soepel doorgaan, ook wanneer het druk is.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert de gezamenlijke mailbox, beantwoordt vragen en stuurt berichten door naar de juiste collega's.
• Je beheert de agenda's van afdelingshoofden en zorgt dat afspraken goed worden ingepland.
• Je boekt dienstreizen voor afdelingshoofden en helpt medewerkers bij het gebruik van het boekingssysteem.
• Je reserveert vergaderzalen en regelt videoverbindingen voor hybride overleggen.
• Je ondersteunt bij de organisatie van conferenties en bijeenkomsten, bijvoorbeeld door uitnodigingen te versturen.
• Je stemt werkzaamheden af met andere managementondersteuners en zorgt voor een goede overdracht bij afwezigheid.
• Je voert verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden uit voor de directie.

Je werkt 36 uur per week. Het gaat om een vertrouwensfunctie waarbij je zorgvuldig omgaat met gevoelige informatie.

Wie ben jij?

Je bent een enthousiaste en nauwkeurige managementondersteuner die graag anderen helpt. Je houdt overzicht wanneer meerdere verzoeken tegelijk binnenkomen en weet goed prioriteiten te stellen. Je communiceert duidelijk, werkt prettig samen en voelt aan hoe je moet handelen in een politieke omgeving. Ook durf je grenzen aan te geven en vraag je door wanneer een opdracht niet duidelijk is.

Verder:

• Heb je minimaal mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een secretariële opleiding.
• Heb je ruime relevante ervaring met administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Heb je goede kennis van Microsoft Office, zoals Word, Excel en PowerPoint.
• Heb je ervaring met agendabeheer, plannen en organiseren.
• Beheers je de Nederlandse taal goed en kun je je ook in het Engels redden.

Waar ga je werken?

Je gaat aan de slag bij het ministerie van Buitenlandse Zaken in Den Haag, binnen de directie Stabiliteit en Humanitaire Hulp (DSH). Deze directie zet zich wereldwijd in voor veiligheid, vredesopbouw en humanitaire hulp in conflictgebieden en crisislanden.

Je komt terecht in een organisatieonderdeel met ongeveer 60 medewerkers, verdeeld over drie beleidsafdelingen, een control unit en een management support office. Samen met je collega's ondersteun je het werk van de directie en draag je bij aan internationale samenwerking en hulpverlening.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken vindt diversiteit en inclusie belangrijk en biedt een werkomgeving waarin verschillende achtergronden, ervaringen en ideeën samenkomen.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 3097,95 tot € 3984,50 o.b.v. 36 uur/ schaal 7, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
• Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.

Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Kelly & Karina

Bel 06 - 21 97 93 56
Mail inhuur@driessen.nl