Managementondersteuner Ministerie van Buitenlandse Zaken

Jij ziet wat er nodig is voordat iemand erom vraagt. Gebruik jouw organisatietalent als managementondersteuner bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken en zorg dat de directie optimaal kan werken.

Wat ga je doen?

Als managementondersteuner bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ben je verantwoordelijk voor het organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden binnen de Hoofddirectie Postennet. Je ondersteunt de directeur van de Hoofddirectie Postennet (HDPN) en de plaatsvervangend directeur HDPN en zorgt ervoor dat de dagelijkse processen soepel verlopen.

Je bent een belangrijke schakel binnen het team en houdt overzicht over verschillende dossiers, afspraken en acties. Je werkt zelfstandig, denkt actief mee en signaleert tijdig wat nodig is.

Een greep uit jouw taken:

• Beheren van de agenda’s van de directeur HDPN en plaatsvervangend directeur HDPN en zorgen voor een efficiënte planning.
• Voorbereiden van vergaderingen, bijeenkomsten en gesprekken, inclusief het verzamelen en beheren van benodigde stukken.
• Organiseren van overleggen binnen het team, waaronder het voorbereiden van agenda’s en verzorgen van verslaglegging.
• Beheren van de gezamenlijke postbus van HDPN en zorgen voor een juiste en tijdige doorgeleiding van informatie.
• Opstellen, beheren en actualiseren van contactlijsten van belangrijke interne en externe partners binnen het postennet.
• Ondersteunen bij administratieve processen, dossiervorming en correspondentie.
• Beheren en actualiseren van interne communicatiekanalen, zoals de HDPN-intranetsite.
• Ondersteunen bij interne publicaties en communicatie richting collega’s binnen BZ.
• Coördineren van organisatorische werkzaamheden rondom regionale ondersteuningsscans en inspecties, zoals planning en communicatie.

Je start op 31 augustus 2026 en gaat aan de slag tot en met 27 februari 2027. Je werkt 32 tot 36 uur per week.

Wie ben jij?

Als managementondersteuner ben je georganiseerd, oplossingsgericht en werk je gestructureerd. Je vindt het prettig om in een dynamische omgeving verschillende werkzaamheden tegelijk te coördineren en weet daarbij altijd het overzicht te bewaren.

Je bent een proactieve collega die vooruitdenkt, gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en graag samenwerkt in een klein team. Je voelt aan wat belangrijk is, stelt de juiste prioriteiten en zorgt ervoor dat afspraken en acties zorgvuldig worden opgevolgd.

Verder heb jij:

• Mbo-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, secretariële of vergelijkbare richting.
• Ervaring met managementondersteuning, agendabeheer en administratieve processen.
• Ervaring met het voorbereiden van overleggen, beheren van documenten en organiseren van werkzaamheden.
• Goede beheersing van Microsoft Office, waaronder Outlook.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, omdat veel communicatie met Nederlandse posten in het buitenland in het Engels plaatsvindt.

Waar ga je werken?

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken speelt een centrale rol in internationale samenwerking en het Nederlandse buitenlandbeleid. Je gaat werken bij de Hoofddirectie Postennet (HDPN), een klein en hecht team van ongeveer zes medewerkers dat zich bezighoudt met het ondersteunen en versterken van het wereldwijde netwerk van Nederlandse ambassades en vertegenwoordigingen.

Als managementondersteuner werk je in een omgeving waarin je veel verschillende collega’s leert kennen: van medewerkers in Den Haag tot collega’s werkzaam op posten over de hele wereld. Hierdoor krijg je een uniek inzicht in de internationale organisatie van Nederland. Binnen HDPN staan samenwerken, resultaatgericht werken, verbinding en werkplezier centraal. We vinden het belangrijk dat iedereen zich welkom voelt en ruimte krijgt om mee te denken en zich verder te ontwikkelen. De werkomgeving bevindt zich in Den Haag, is goed bereikbaar met het openbaar vervoer en biedt een professionele omgeving waarin jouw bijdrage direct zichtbaar is.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 3097,95 tot € 3984,50 o.b.v. 36 uur/ schaal 8, cao Rijksoverheid.
• Reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig wordt vergoed.
• Reizen met eigen vervoer geldt een vergoeding van € 0,07 cent per km.
• Deelname aan een pensioenregeling, op te bouwen vanaf week 1.
• Je bouwt naar rato 28,89 dagen per jaar op en je ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering.
• Een gratis wisselend aanbod aan opleidingen & workshops.

Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Kelly & Elvis

Bel 06 - 21 97 93 56
Mail inhuur@driessen.nl