Managementondersteuner Directie RVO Den Haag

Word managementondersteuner bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland in Den Haag! Beheer agenda’s, regel vergaderingen en ondersteun teammanagers in een afwisselende, collegiale en professionele omgeving.

Wat ga je doen?

Directeur zijn binnen een organisatie met meer dan 6.000 medewerkers is een uitdagende taak. Er wordt veel van hen verwacht en het behouden van overzicht is niet eenvoudig. Daarom ben jij als managementondersteuner voor de directeuren een onmisbare steunpilaar binnen RVO.

Wat ga je doen?
Als managementondersteuner van de directie creëer je rust in een vaak hectische omgeving. Jij zorgt voor structuur en overzicht, signaleert op tijd wat aandacht nodig heeft en neemt zelf initiatief om je directeur te ontzorgen. Dankzij jouw ervaring heb je weinig sturing nodig en denk je altijd een paar stappen vooruit: je ziet welke vergaderingen prioriteit hebben, bewaakt deadlines voor stukken en regelt de logistiek rondom afspraken. Zo kan de directeur zich volledig richten op de inhoud. Jij bent het aanspreekpunt voor relaties, regelt vergaderzalen en regelt zelfs externe inhuur: zoals het aanpassen, opstellen of verlengen van contracten.

Daarnaast ben je een belangrijk onderdeel van het directiesecretariaat: een professioneel team van 21 managementondersteuners. Samen wisselen jullie inzichten uit, stemmen processen af en vervangen elkaar waar nodig. Het gaat nu om de functie van ‘vliegende keep’. Dat betekent dat je iemand bent die flexibel is en verschillende taken op zich neemt. Je bent emand die snel inzetbaar is om gaten op te vullen en bij te springen waar dat op dat moment nodig is. Zo draag je bij aan de kwaliteit van het hele secretariaat.

Wat je verder doet?
• Concepten schrijven voor correspondentie en het afhandelen van e-mails, telefoontjes en post.
• Het verzamelen, archiveren (o.a. in iBabs) en bewaken van vergaderstukken en annotaties, inclusief communicatie van deadlines naar betrokkenen.
• Het organiseren van vergaderingen, bestuurlijke overleggen, werkbezoeken en externe evenementen (vaak in samenwerking met de secretaris, bestuursadviseurs en communicatieadviseurs).
• Het bijhouden van overzichten en openstaande acties en zorgen dat deze worden opgepakt.
• Het ondersteunen bij (secretariële) werkzaamheden voor de directeur en het verzorgen van zakenreizen binnen Nederland.

Wie ben jij?

Je bent iemand die flexibel verschillende taken op zich neemt, vaak in wisselende omstandigheden. Je bent resultaatgericht en zoekt de samenwerking met collega’s op. In het werk is het namelijk belangrijk om samen snel de administatie en het secretariële beheer in orde te maken. Ook houd je gemakkelijk overzicht, zodat je de soms complexe informatiestromen en -processen goed kunt coördineren. Daarnaast ben je omgevingsbewust om je werk goed te kunnen prioriteren en consequenties en belangen te overzien. Uiteraard beschik je over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal, zodat je makkelijk met verschillende mensen in contact treedt en afspraken maakt en vastlegt.
Verder heb je:
• minimaal een mbo-diploma, bij voorkeur op secretarieel gebied;
• minimaal 5 jaar werkervaring met het ondersteunen van directieleden en/of hoger management;
• een goede beheersing van de Windows gestuurde MS-Office programma’s, zoals Outlook, Excel, Word en Powerpoint en kun je je kantoorapplicaties en -systemen snel eigen maken;

Bij RVO werken we hybride. Dit betekent dat je bij ons vanaf elke locatie jouw werk kan doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Voor deze functie is jouw aanwezigheid op kantoor minimaal 2 dagen (waaronder woensdag en vrijdag) per week gewenst.
Het betreft een functie voor diverse maanden waarbij verlenging mogelijk is.
Je fungeert als ‘vliegende keep'. Dit houdt in dat je niet voor een vaste directeur werkt maar flexibel inzetbaar bent en verschillende taken of rollen op je neemt waar dat nodig is
Incidenteel vindt overleg plaats op één van de andere locaties van RVO

Waar ga je werken?

Je komt te werken bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), op de afdeling Managementondersteuning, waar je ondersteuning biedt aan meerdere teammanagers. Je werkplek is Den Haag met minimaal twee dagen per week op kantoor en de mogelijkheid om andere dagen deels thuis te werken.

Bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland krijg je een afwisselende functie waarin je meedraait in diverse taken: van agendabeheer en mailverwerking tot het organiseren van vergaderingen, evenementen en personele zaken. Je krijgt de kans om je organisatorische talenten volledig in te zetten en onderdeel te zijn van een hecht, collegiaal en betrokken team.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 3333,81 tot € 4457,77/ schaal 8, cao Rijk.
• Een volledige reiskostenvergoeding wanneer je reist met het openbaar vervoer.
• Je bouwt naar rato 28,89 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra’s zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.

Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Jannet & Jesse

Bel 06 - 15 11 64 75
Mail ministeries@driessen.nl