Managementondersteuner Buitenlandse Zaken

Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken ben jij als managementondersteuner het vaste punt voor je team. Je regelt agenda’s, mail en afspraken, organiseert bijeenkomsten en ondersteunt collega’s, terwijl je bijdraagt aan werk dat er echt toe doet!

Wat ga je doen?

Organiseren, regelen, agenda’s beheren, mail en telefoon afhandelen en het aanspreekpunt zijn voor manager, team of afdeling: als managementondersteuner is dit jouw dagelijkse praktijk bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ). Bij BZ heb je de wereld binnen handbereik en werk je aan onderwerpen die overal ter wereld spelen: van internationale handel en politiek tot mensenrechten, ontwikkelingssamenwerking en vrede en veiligheid.

Als managementondersteuner ondersteun je de hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) en ben jij het stabiele fundament van de afdeling Leren & Ontwikkelen (L&O). Jij zorgt ervoor dat het team soepel functioneert door dagelijkse secretariële en organisatorische werkzaamheden op te pakken.

Jouw werkzaamheden omvatten onder andere:

• Beheren van agenda’s en mailboxen, plannen van afspraken en reserveren van zalen.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s en coördineren van beantwoording van vragen.
• Ondersteunen bij de organisatie van bijeenkomsten en interne overleggen.
• Voorbereiden van correspondentie, bijhouden van werkdossiers en archiveren.
• Initiatief nemen en taken oppakken die aansluiten bij jouw talenten.

Dit is slechts een greep uit je werkzaamheden. Jij krijgt de ruimte om je eigen talenten in te zetten en initiatief te tonen, iets wat we zeer waarderen. De functie is tijdelijk en ondersteunt de samenvoeging van twee afdelingen. Aan het einde van de periode draag je je taken over, terwijl er ruimte ontstaat om nieuwe projecten op te pakken, zodat de rol tot het laatste moment boeiend en uitdagend blijft.

Wie ben jij?

Jij bent een nauwkeurige en geduldige managementondersteuner met een scherp organisatorisch inzicht. Je houdt het overzicht, ook tijdens drukke periodes, en weet prioriteiten effectief te stellen. Je combineert klantgerichtheid met assertiviteit: je bent in staat om vragen van collega’s en leidinggevenden te beantwoorden of op de juiste manier door te verwijzen, zonder de regie te verliezen. Daarnaast ben je een teamspeler die bijdraagt aan een positieve en collegiale werksfeer, en voel je aan wanneer je het initiatief moet nemen om processen soepel te laten verlopen.

Verder breng je mee:

• Mbo werk-/denkniveau, bij voorkeur in een secretariële of administratieve richting.
• Relevante ervaring als managementondersteuner, -assistent of secretaresse.
• Zeer goede digitale vaardigheden, ervaring met MS-Office en snel leren van nieuwe systemen.
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

Waar ga je werken?

Bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken werk je op een plek waar internationale kwesties dagelijks realiteit zijn. Je team is betrokken, professioneel en divers, en je krijgt de kans om je talenten te ontwikkelen terwijl je bijdraagt aan het succes van het ministerie.

Afdeling Leren & Ontwikkelen:
De afdeling L&O is ontstaan uit de samenvoeging van de Academie voor Internationale Betrekkingen en DARE TOO. De Academie verzorgt leer- en ontwikkeltrajecten voor BZ-medewerkers en andere Rijksambtenaren met een internationale functie. DARE TOO ontwikkelt maatwerktrajecten voor organisatie- en teamontwikkeling binnen BZ en Nederlandse ambassades wereldwijd.

Klaar om het verschil te maken?
Solliciteer nu en draag bij aan de ontwikkeling en ondersteuning van het ministerie van Buitenlandse Zaken!

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 2866,04 tot € 3564,01 op basis van 36 uur / schaal 6, cao van het Rijk.
• Een reiskostenvergoeding waarbij het OV volledig vergoed wordt.
• Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Maxime

Bel 06 - 50 01 87 56
Mail inhuur@driessen.nl