Bestuurssecretaresse gemeente

Werk dicht op het bestuur van drie gemeenten, houd overzicht én denk vooruit. Als bestuurssecretaresse krijg je volop afwisseling, hybride werken en bij goed functioneren uitzicht op een vaste baan.

Wat ga je doen?

Als bestuurssecretaresse ondersteun je de colleges van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretarissen van Hillegom, Lisse en Teylingen. Je zorgt dat hun agenda’s kloppen, afspraken goed zijn voorbereid en belangrijke acties niet blijven liggen. Daarbij denk je vooruit: wat is er nodig voor een afspraak, wie moet ergens bij aansluiten en welke informatie moet vooraf beschikbaar zijn?

Je werkt voor verschillende bestuurders en schakelt daardoor veel gedurende de dag. Het ene moment plan je een bestuurlijk overleg, het volgende moment stem je een afspraak af met een collega, inwoner of externe relatie. Je weet wat prioriteit heeft en houdt overzicht, ook als plannen op het laatste moment veranderen.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Beheren van complexe agenda’s van bestuurders en gemeentesecretarissen.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van vergaderingen, afspraken en bijeenkomsten.
• Zorgen dat de juiste stukken en informatie op tijd beschikbaar zijn.
• Bewaken van afspraken, acties, deadlines en planningen.
• Verzorgen van administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Onderhouden van contact met collega’s, inwoners en externe relaties.
• Beantwoorden en doorzetten van vragen naar de juiste persoon binnen de organisatie.
• Vooruitdenken en signaleren waar extra afstemming of actie nodig is.

Je gaat 32 uur per week aan de slag en kunt zo snel mogelijk starten. Je werkt afwisselend op de gemeentelijke locaties in Hillegom, Lisse en Voorhout/Sassenheim. Een deel van je werkzaamheden kun je vanuit huis doen.

Wie ben jij?

Jij houdt van organiseren en krijgt er energie van als alles goed geregeld is. Je kunt snel schakelen tussen verschillende agenda’s, personen en belangen zonder het overzicht te verliezen. Ook wanneer een planning plotseling verandert, blijf je rustig en zoek je naar een passende oplossing.

Omdat je werkt met bestuurders en soms met vertrouwelijke informatie, ga je zorgvuldig en discreet te werk. Je bent dienstverlenend, communiceert makkelijk met verschillende mensen en voelt goed aan wat een situatie van je vraagt.

Verder vragen we:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal ervaring in een secretariële of ondersteunende functie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Ervaring met plannen, organiseren en het stellen van prioriteiten.
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook en Excel, of de bereidheid om je hierin verder te ontwikkelen.
• Ervaring binnen een gemeente of andere bestuurlijke omgeving is een pre.

Waar ga je werken?

HLT Samen is de gezamenlijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Vanuit één organisatie werken collega’s voor drie gemeenten. Dat betekent dat je in deze functie met verschillende bestuurders, locaties en onderwerpen te maken krijgt.

Je wordt onderdeel van het team Bestuurs- en Managementondersteuning (BMO). Samen met elf collega’s ondersteun je het bestuur en de organisatie. Binnen het team werken jullie nauw samen en helpen jullie elkaar wanneer dat nodig is. Zo sta je er ook tijdens drukke momenten niet alleen voor. Je werkplek wisselt tussen de locaties in Hillegom, Lisse en Voorhout/Sassenheim. Daarnaast is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk. Zo combineer je de afwisseling van drie gemeenten met de samenwerking binnen één team.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van € 2875,00 tot € 4065,00/ schaal 7, cao Gemeenten
• Een reiskostenvergoeding: € 0,23 per gereden kilometer met een max van 75 km.
• Je bouwt naar rato 28 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Een eindejaarsuitkering
• Pensioenopbouw bij STIPP vanaf dag 1
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra’s zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.

Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Emma & Jeffrey

Bel 06 - 29 63 78 63
Mail stichtingrijk@driessen.nl