Bestuurssecretaresse Onderwijs

Ben jij op je best als er veel tegelijk gebeurt? Bij Hogeschool Rotterdam denk je vooruit, houd je overzicht en zorg je dat het bestuur goed voorbereid aan tafel zit.

Wat ga je doen?

Jij ziet wat nodig is, vaak voordat iemand erom vraagt. Je maakt ruimte in een volle agenda, zorgt dat vergaderstukken op tijd klaarstaan en helpt contacten snel verder. Als bestuurssecretaresse ondersteun je één lid van het College van Bestuur (CvB). Ook werk je voor het college als geheel en de bestuurssecretarissen. Zo draag jij direct bij aan een goed georganiseerd bestuur van de hogeschool.

Jouw werkzaamheden:

• Je beheert de agenda en mailbox van een bestuurslid en stemt afspraken zorgvuldig af.
• Je verwelkomt bezoekers en helpt interne en externe contacten via telefoon en e-mail.
• Je zorgt dat deelnemers hun vergaderstukken op tijd ontvangen en schrijft of redigeert brieven en andere berichten.
• Je maakt jaarplanningen voor vergaderingen en bijeenkomsten en brengt alle afspraken bij elkaar.
• Je bereidt samen met de bestuurssecretarissen vergaderingen voor, notuleert en verzorgt de afronding. Denk aan vergaderingen van het CvB, directeurenoverleggen en de Raad van Toezicht.
• Je denkt mee over project- en procesondersteuning en doet voorstellen om de administratieve en secretariële werkzaamheden te verbeteren.

Je werkt 32 uur per week en start zo snel mogelijk. De functie loopt tot en met 18 december 2026, met grote kans op verlenging. Er zijn geen vaste werkdagen bepaald. Je werkt voornamelijk op kantoor aan het Museumpark in Rotterdam. Thuiswerken is beperkt

Wie ben jij?

Een volle agenda en verschillende verzoeken tegelijk? Jij blijft rustig en weet wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, werkt nauwkeurig en regelt zaken graag goed voor anderen. Je pakt makkelijk de telefoon en schrijft heldere berichten. Of je nu spreekt met een bestuurder, directeur, stagiair of collega: jij kiest de juiste toon. Je voelt je thuis in een formele bestuurlijke omgeving, stelt je flexibel op en helpt je team wanneer dat nodig is. Nieuwe systemen maak je snel eigen.

Verder heb je:

• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door een relevante opleiding en relevante werkervaring.
• Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse, directiesecretaresse of executive assistant in een grote organisatie, waarbij je een directeur of bestuurder met eindverantwoordelijkheid ondersteunde.
• Kennis van administratieve processen en ervaring met het uitvoeren daarvan.
• Uitstekende beheersing van Office 365 en MS Teams en ervaring met systemen zoals iBabs en Unit4.

Waar ga je werken?

Bij Hogeschool Rotterdam zit je dicht bij de plek waar bestuurlijke besluiten worden genomen. Het College van Bestuur bestaat uit een voorzitter en twee leden. Samen met twee andere bestuurssecretaresses en de bestuurssecretarissen ondersteun en adviseer je het college. Jullie helpen elkaar en zorgen samen dat het bestuur zich kan richten op het besturen van de hogeschool.

Het team wordt uitgebreid en jij kunt daar onderdeel van worden. Je werkt op de locatie Museumpark in Rotterdam, die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.

Wat bieden we jou?

• Een salaris van €3667, tot €5154 / schaal 9 cao HBO
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer met een max. van 20 km per enkele reis o.b.v. Google Maps, kortste route.
• Je bouwt naar rato 53,50 vakantiedagen per jaar op en ontvangt 8% vakantiegeld over je verdiende salaris.
• Jouw persoonlijk leerplatform met gratis e-learnings, workshops en trainingen.
• Pensioenopbouw vanaf dag 1.
• Een eindejaarsuitkering.
• Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.

Voordelen als je via Driessen werkt

• Ons team met adviseurs staat altijd voor je klaar, ook bij vragen over plezier in je werk, mantelzorg of je financiële situatie.
• Gratis opleidingen en workshops zowel online als op locatie door de beste trainers.
• Betaal minder belasting met onze reiskosten-uitruilregeling.
• Korting op je (zorg)verzekeringen en sportabonnement.

Lars & Sara

Bel 0492 - 50 66 45
Mail flexonderwijs@driessen.nl