Vergaderen we té veel?
Op de werkvloer
16-04-2019

Vergaderen we té veel?

Ze duren te lang, er worden geen knopen doorgehakt en je hele agenda staat er mee vol: vergaderingen. Eerst een overleg over dat onderwerp, om vervolgens dát overleg ook weer te gaan overleggen. Het blijft soms een wirwar en de rode draad is vaak ver te zoeken. De vraag is dan ook, hoe voorkomen wij dat we té veel vergaderen en hoe kunnen wij efficiënter aan het werk? Lees snel verder voor tips!

Vergaderingen lijken momenteel een onderdeel van de kantoorcultuur. Een woord met een negatieve betekenis. Namelijk het gevoel hebben dat we genoeg vergaderen, maar dat er geen definitieve knopen worden doorgehakt of beslissingen worden genomen.

Lees ook: Laten we iets doen aan die vergadercultuur

Overleggen om het overleggen is iets wat voorkomen moet worden. Uiteraard zijn er belangrijke punten en zal er zo nu en dan vergaderd moeten worden. Maar om dat woordje té weg te halen, delen we graag een aantal tips:

VrijMibo

Niks lekkerder dan vergaderen onder het genot van een koud biertje. Combineer je teamoverleg met een VrijMibo. Een laagdrempelige sfeer werkt altijd mee en waarom het zakelijke niet combineren met het aangename? Zo maak je de vrijdagmiddagborrel niet alleen gezellig, maar ook zeker nuttig.

‘Follow the leader’

Zorg voor goede agendapunten die jij als voorzitter/leider in elkaar zet en houd je daar strikt aan. Houd de focus tijdens de vergadering en zorg ervoor dat mensen niet afdwalen naar onderwerpen die niet relevant zijn.

Wie?

Nodig alleen de collega’s uit waarvan jij denkt: die moeten écht aanwezig zijn. Dit maakt de kring wat kleiner en het is voor de collega ook fijn dat hij of zij weet dat het nuttig gaat zijn. Denk daar in de voorbereiding goed over na want een kleiner groepje bij je overleg zorgt vaak voor een korter en efficiënter overleg.

Brainfood

Ik hoor je denken? Brainfood? Jaja, ook het eten is erg van invloed op de effectiviteit van een vergadering. Onze hersenen gebruiken namelijk tien keer meer energie dan al onze andere organen. Het is daarom van belang dat je energiek blijft tijdens de meeting.

Maar wat voor soort ‘food’ is ‘brainfood’ dan? Denk bijvoorbeeld aan pure chocolade, noten, maar ook aan een granaatappel. Dit soort voedingsmiddelen verbeteren je concentratie en je geheugen. Hartstikke handig als je efficiënt wil vergaderen. Oftewel, bon appetit!

Last van een mindere focus? Lees dan deze tips!

Doorbreek het eindeloos vergaderen en vergroot de efficiëntie van vergaderingen die gewoon nodig zijn. Het is vaak een gewoonte om kennis en standpunten met elkaar uit te wisselen. In de praktijk blijkt dat nu helaas een belangrijker doel te zijn dan het nemen van definitieve besluiten en dat is zonde.

Hopelijk heb je wat aan bovenstaande tips. En last but not least: staand vergaderen helpt ook altijd mee voor de effectiviteit. 😊 Good Luck!

Bronnen:

Lilian Zandberg
Lilian Zandberg
Redacteur Samen Slim. Werkzaam als intercedent.
Meer over Lilian

Delen op Facebook Tweet

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Schrijf je in voor de nieuwsbrief

En ontvang maandelijks de beste berichten van Samen Slim in je mailbox!