Van schoolplan naar scenarioplan voor meer grip op de toekomst

Scholen worden in deze uitzonderlijke tijd bijna dagelijks geconfronteerd met gebeurtenissen die het onderwijs direct beïnvloeden. Daar zitten voorspelbare, maar veel vaker onvoorspelbare zaken tussen, zoals de tijdelijke sluiting van de scholen vanwege het COVID-19 virus. Sommige van deze gebeurtenissen kunnen zowel op de korte als op de lange termijn grote consequenties hebben voor scholen. Tegelijkertijd moet je als school en bestuur veel toekomstbewuste keuzes maken, ook op dit moment. Maar hoe maak je flexibele lange termijn keuzes, zoals in een school- of beleidsplan, als zo onzeker is hoe de komende tijd eruit komt te zien?
Redactie

Helaas kun je in een situatie als deze bij het maken van keuzes niet altijd wachten tot er meer duidelijk is. Want één ding is zeker: hoelang en in welke intensiteit deze onzekere periode zal gaan duren weet niemand. Toch moet je nu aan de slag met de formatie, vraagstukken over planning of over de aanschaf van leermateriaal. Het opstellen van een scenarioplan kan hierbij helpen.

Scenario’s maken concreet wat de toekomst de school kan brengen. Scenario’s zijn geen werkelijkheid, maar bieden inzicht in de reële toekomstmogelijkheden, zodat je in grote onzekerheid toch kunt anticiperen en beredeneerde keuzes kunt maken. Deze aanpak draagt bij niet alleen bij aan het behoud van de gerealiseerde onderwijskwaliteit, maar ook aan doorlopende onderwijsontwikkeling.

Wat is scenarioplanning?

Scenarioplanning is, niet zo verrassend, gericht op de toekomst. Het is een methode waarmee organisaties inzicht proberen te verkrijgen in wat de toekomst gaat brengen en welke invloed dit mogelijk heeft op strategische en operationele doelen zoals je die bijvoorbeeld in je school- of beleidsplan hebt vastgelegd. Omdat de toekomst moeilijk te voorspellen is, wordt er binnen scenarioplanning gebruik gemaakt van verschillende scenario’s die de bandbreedte aangeven van mogelijkheden in de toekomst. Zo zijn organisaties (zoals scholen en besturen) in een snel veranderende werkelijkheid toch in staat om strategie te bepalen voor een langere termijn en wendbaar genoeg om te kunnen anticiperen op snelle veranderingen.

Concreet worden er bij scenarioplanning verschillende toekomstscenario’s opgesteld en aan de hand daarvan worden keuzes gemaakt die opgenomen worden in een plan. Met deze scenario’s kan een school of scholengroep goed anticiperen op veranderingen, zoals een tijdelijke schoolsluiting en voorziet het problemen zoals het supersnel inrichten van afstandsonderwijs.

Je kunt scenarioplanning gebruiken om zicht te krijgen op hoe de ontwikkelingen de komende tijd van invloed gaan zijn op het onderwijs en de schoolorganisatie, om je plannen en doelstellingen bij te stellen en een duidelijk perspectief te bieden aan teams en collega’s.

Hoe maak ik een scenarioplanning voor mijn school?

Voor iedereen die zelf aan de slag wil met een scenarioplanning hebben we een stappenplan, bestaande uit zeven onderdelen, opgesteld:

Stap 1. Identificeer relevante externe ontwikkelingen
Om de relevante externe ontwikkelen waarmee je te maken zou kunnen krijgen in kaart te brengen, kun je gebruik maken van de DESTEP factoren. DESTEP staat voor: Demografisch, Economisch, Sociaal cultureel, Technologisch, Ecologisch, Politiek juridisch. Voor het onderwijs zou je daar nog een E aan kunnen toevoegen voor Educatieve factoren.

Je kunt met je team al een flink aantal ontwikkelingen benoemen. Wees nog niet te kritisch (ordenen en prioriteren doe je in de vervolgstappen) en accepteer dat er schijnbaar tegengestelde ontwikkelingen kunnen zijn, denk aan dat je meer en minder solidariteit tegelijkertijd ziet (men doet van alles om dingen met elkaar te delen, maar is massaal aan het hamsteren voor de onzekere tijd). Er is dus ontwikkeling op dat gebied en het kan dus meer kanten opgaan.

Stap 2. Cluster ontwikkelingen (zodat hoofdtrends zichtbaar worden)
In deze stap maak je clusters van ontwikkelingen die bij elkaar horen. Bijvoorbeeld: toename gebruik van videobellen, meer gebruik digitale verwerkingsopdrachten, invloed grote tech bedrijven (Google, Microsoft) neemt toe. Deze drie ontwikkeling zouden samen een cluster kunnen vormen: toename digitalisering. Probeer te komen tot maximaal vijftien clusters.

Stap 3. Prioriteer ontwikkelingen (o.b.v. impact op jullie onderwijs en onzekerheid)
Voor elk van de clusters bepaal je of de impact op jullie school/scholengroep groot of klein is en hoe zeker je bent dat deze ontwikkeling doorzet. Dit kun je doen op een 10-puntenschaal door een punt te geven aan elk cluster voor impact en onzekerheid. Hoe groter de impact, hoe hoger het punt en hoe groter de onzekerheid, hoe hoger het punt. Een ontwikkeling met een grote impact en een grote onzekerheid dat dit daadwerkelijk doorzet, zet je vervolgens rechtsboven in de diagram.

Je kunt je voorstellen dat de impact van en toename digitalisering grote gevolgen kan hebben voor het onderwijs, de impact is dus hoog. Maar omdat er ook een trend is dat men een groeiende behoefte heeft aan live contact en minder schermtijd is de onzekerheid ook groter.

Stap 4. Bepaal kernonzekerheden (2 assen) en scenario’s (4 kwadranten)
Nu bepaal je aan de hand van de impact en onzekerheid welke assen de basis vormen voor de scenario’s die je uitwerkt. Je kiest voor de twee assen dus ontwikkelingsclusters met een hoge impact en grote onzekerheid.

Stap 5. Uitwerken scenario’s (hoe ziet dit scenario eruit in woord en/of beeld)
Om een beeld te krijgen van wat het betekent wanneer de toekomst zich beweegt in de richting van een scenario werk je een scenario uit in woord en eventueel in beeld. Zodat het je het scenario kunt voorleggen aan het team en samen kunt bepalen wat de implicaties zijn van een dergelijk scenario.

Stap 6. Implicaties van scenario’s bespreken met het team
Presenteer de scenario’s aan het team en probeer met elkaar een inschatting te maken van de implicaties van elk scenario. Eventueel verdeel je de scenario’s onder het team en bedenk je in groepen wat het scenario betekent voor jullie onderwijs, de kinderen, de organisatie en jullie dagelijkse werk.

Stap 7. Verwerking in plan(nen)
Aan de hand van deze implicaties kun je bepalen of plannen bijgesteld dienen te worden, in hoeverre er een herijking van visie nodig is of welke acties je nu al moet gaan inzetten om voorbereid te zijn op veranderingen.

Dit artikel is geschreven door Frank Simons van Onderwijs Maak Je Samen. Frank Simons heeft ruim 20 jaar onderwijservaring als leerkracht, teamleider, schoolleider en meerscholendirecteur. Sinds 2019 is hij onderwijs adviseur bij Onderwijs Maak Je Samen.  

Onderwijs Maak Je Samen is een ondernemend onderwijsadviesbureau. Zij werken met en voor organisaties in het onderwijs. Ze ontwikkelen en delen kennis en toepassingen met klanten en organisaties als universiteiten en hogescholen. Onderwijs Maak Je Samen is een schakel tussen theorie en praktijk ten behoeve van de verdere ontwikkeling van de professional en de organisatie waarbinnen hij/zij acteert.