Kennis Artikelen Wetgeving
donderdag 30 januari 2020

De AVG en inzagerecht van het personeelsdossier, hoe werkt het?

Werkgevers verwerken aan de lopende band persoonsgegevens van werknemers. Deze gegevens worden over het algemeen door de werkgever opgeslagen in het personeelsdossier. De werkgever moet daarbij rekening houden met de privacy van werknemers. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft de werknemer het recht om inzage te krijgen in zijn persoonsgegevens en hiervan een kopie te ontvangen. Het doel hiervan is dat de werknemer op grond van de, door de werkgever, verstrekte informatie gebruik kan maken van zijn recht om zijn persoonsgegevens te controleren, aanvullen, wijzigen of te verwijderen. Hoe ga je hier als werkgever mee om?
Carina Estevez
adviseur HRM

De regels

In 2018 heeft de rechtbank Midden Nederland geoordeeld dat het recht op inzage door de werknemer geldt voor zowel de digitaal verwerkte gegevens als voor de niet-digitale gegevens in het personeelsdossier. Een werkgever mag een verzoek om inzage in het personeelsdossier van een werknemer niet zomaar weigeren. Dit wil echter niet zeggen dat de werkgever verplicht is om een kopie van het volledige personeelsdossier aan de werknemer te verstrekken. Wanneer de werkgever een inzageverzoek ontvangt is het goed om rekening te houden met de volgende zaken:

  • Door de komst van de AVG heeft het recht op inzage een grotere naamsbekendheid bij werknemers gekregen. In de praktijk betekent dit dat er ook werknemers zijn die het recht op inzage niet gebruiken waarvoor het bedoeld is, bijvoorbeeld in het kader van een conflict. Werknemers kunnen bijvoorbeeld op zoek zijn naar bepaalde interne notities en documenten die in het personeelsdossier zijn opgenomen en proberen deze stukken op tafel te krijgen middels een inzageverzoek.

  • Het recht op inzage is beperkt tot inzage en kopie van de betreffende persoonsgegevens. De werkgever is dus niet verplicht om de onderliggende stukken te verstrekken waarin deze gegevens voorkomen. Een overzicht van de documenten waarin persoonsgegevens voorkomen met een kopie van deze gegevens is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens voldoende om aan het verzoek te voldoen. Voorwaarde is dat het overzicht compleet is en in begrijpelijke vorm wordt aangeleverd.

  • Wanneer de werkgever er toch voor kiest om een kopie van het volledige personeelsdossier aan te leveren dient hij rekening te houden met de privacy van derden, waaronder zichzelf. Indien het anonimiseren van gegevens van derden niet mogelijk is, mogen betreffende documenten niet overlegd te worden zodat de privacy van derden gewaarborgd blijft.

  • Het inzagerecht heeft ook betrekking op de stukken die de werknemer reeds ontvangen heeft of waar de werknemer bekend mee zou moeten zijn. Een verzoek afwijzen om deze reden is dus niet mogelijk.

  • Houd er rekening mee dat er in principe geen kosten in rekening gebracht mogen worden om aan het verzoek te voldoen.

  • In sommige gevallen heeft de werkgever het recht om een verzoek tot inzage te weigeren. Bijvoorbeeld in de gevallen dat een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. Het is aan de werkgever om dit aan te tonen.

  • De werkgever dient binnen een termijn van één maand aan het verzoek te voldoen of anders te motiveren waarom het verzoek wordt geweigerd. In geval van weigering dient de werkgever de werknemer te informeren over de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit persoonsgegevens en om een procedure bij de rechter te starten.

Conclusie

Neem een verzoek tot inzage altijd serieus. Het is de werknemer niet toegestaan om het inzagerecht te gebruiken om ongelimiteerd te hengelen naar documenten waarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Echter, de werknemer hoeft geen reden op te geven voor zijn verzoek. Het aantonen dat het verzoek van de werknemer ongegrond of buitensporig is, zal in de praktijk lastig zijn. Daarbij kunnen de gevolgen voor de werkgever groot zijn.

Heb je een specifieke vraag over dit onderwerp? Wij helpen je graag.