Wat doet een payroller?

Steeds meer organisaties kiezen voor payroll om administratieve werkzaamheden uit handen te geven en zeker te zijn dat alles volgens de geldende wet- en regelgeving wordt geregeld. Maar wat doet een payroller precies? En welke taken blijven bij jouw organisatie liggen? In dit artikel leggen we het uit.

Wat is een payroller?

Een payroller is een payrollbedrijf of payrollspecialist die het formele werkgeverschap van medewerkers overneemt. De medewerker werkt gewoon binnen jouw organisatie, maar is juridisch in dienst bij het payrollbedrijf.

Dat betekent dat de payroller veel administratieve en juridische taken uitvoert. Hierdoor houd jij meer tijd over voor jouw medewerkers en de dagelijkse werkzaamheden.

Wil je weten hoe dit in de praktijk werkt? Lees dan meer over onze payroll dienstverlening.

Wat doet een payroller? De belangrijkste taken

De werkzaamheden van een payroller zijn vooral gericht op het werkgeverschap en de personeelsadministratie. Hieronder lees je welke taken daaronder vallen.

Arbeidsovereenkomsten opstellen en beheren

Een van de belangrijkste taken van een payroller is het opstellen van arbeidsovereenkomsten. Daarbij wordt rekening gehouden met de geldende wetgeving, eventuele cao-afspraken en de afspraken tussen jouw organisatie en de medewerker.

Ook wijzigingen tijdens het dienstverband worden verwerkt, bijvoorbeeld wanneer:

• een contract wordt verlengd; 
• de arbeidsduur verandert; 
• de functie wijzigt; 
• een medewerker uit dienst gaat. 

Zo blijft de personeelsadministratie actueel en zorgvuldig geregeld.

Salarisadministratie verzorgen

Een groot onderdeel van payroll is de salarisadministratie. De payroller verwerkt alle gegevens die nodig zijn om medewerkers op tijd en correct uit te betalen.

Daarbij horen onder andere:

• het berekenen van het salaris; 
• het verwerken van toeslagen en vergoedingen; 
• het uitbetalen van vakantiegeld; 
• het opstellen van loonstroken; 
• het verwerken van verlofuren. 

Hierdoor hoef jij je niet bezig te houden met complexe salarisadministratie of wijzigingen in wet- en regelgeving.

Loonheffingen en premies afdragen

Naast de salarisbetaling zorgt een payroller ook voor de afdracht van loonheffingen, sociale premies en andere verplichte werkgeverslasten.

Dat betekent dat de payrollorganisatie de administratieve verplichtingen richting de Belastingdienst en andere instanties uitvoert. Dit verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat de loonadministratie zorgvuldig wordt uitgevoerd.

Verzuim en ziekte begeleiden

Wanneer een medewerker ziek wordt, krijgt een werkgever te maken met verschillende administratieve verplichtingen. Een payroller ondersteunt hierbij door onder andere:

• ziekmeldingen te verwerken; 
• de loondoorbetaling tijdens ziekte te verzorgen; 
• de administratieve verplichtingen rondom verzuim uit te voeren; 
• wijzigingen in de personeelsadministratie vast te leggen. 

Afhankelijk van de afspraken kan een payrollorganisatie ook ondersteuning bieden bij de begeleiding van langdurig verzuim.

Wet- en regelgeving bijhouden

Arbeidsrecht en payrollwetgeving veranderen regelmatig. Denk aan wijzigingen in cao's, fiscale regels of arbeidsvoorwaarden.

Een payroller volgt deze ontwikkelingen en verwerkt relevante wijzigingen in de administratie. Hierdoor hoef jij niet zelf continu alle veranderingen bij te houden en weet je dat belangrijke administratieve processen volgens de actuele regelgeving worden uitgevoerd.

Wat blijft de werkgever zelf doen?

Hoewel een payroller veel werkzaamheden overneemt, blijf jij verantwoordelijk voor alles wat met de dagelijkse samenwerking met medewerkers te maken heeft.

Daaronder vallen bijvoorbeeld:

• het werven en selecteren van nieuwe medewerkers; 
• sollicitatiegesprekken voeren; 
• bepalen wie je aanneemt; 
• het inwerken van nieuwe collega's; 
• dagelijkse begeleiding en aansturing; 
• functionerings- en beoordelingsgesprekken; 
• het bepalen van werktijden en werkzaamheden. 

Kort gezegd: jij blijft de leidinggevende. De payroller verzorgt het juridisch werkgeverschap en de administratie.

Waarom kiezen organisaties voor een payroller?

Voor veel organisaties draait payroll niet alleen om het uitbesteden van de salarisadministratie. Het gaat vooral om het verminderen van administratieve werkzaamheden en het goed regelen van het werkgeverschap.

De voordelen kunnen onder andere zijn:

• minder tijd kwijt aan personeelsadministratie; 
• correcte en tijdige salarisverwerking; 
• ondersteuning bij veranderingen in wet- en regelgeving; 
• minder administratieve verplichtingen rondom ziekte en verlof; 
• één partij die het juridisch werkgeverschap verzorgt. 

Hoeveel voordeel payroll oplevert, hangt af van de grootte van jouw organisatie, het aantal medewerkers en de afspraken die je met een payrollbedrijf maakt.

Meer weten over de mogelijkheden? Bekijk dan onze pagina over Payroll.

Wanneer is payroll interessant?

Payroll kan interessant zijn voor organisaties die medewerkers zelf willen werven en aansturen, maar het werkgeverschap liever uitbesteden.

Dat geldt bijvoorbeeld wanneer je:

• geen eigen HR- of salarisadministratie hebt; 
• administratieve werkzaamheden wilt verminderen; 
• behoefte hebt aan ondersteuning bij arbeidsrecht en cao's; 
• zeker wilt zijn dat de personeelsadministratie zorgvuldig wordt uitgevoerd; 
• meer tijd wilt besteden aan jouw medewerkers en organisatie. 

Voor organisaties met wisselende personeelsbehoefte of tijdelijke uitbreiding kan payroll bovendien extra flexibiliteit bieden.

Veelgemaakte misverstanden over een payroller

Er bestaan nog regelmatig misverstanden over wat een payroller precies doet. Hieronder zetten we de belangrijkste op een rij.

Een payroller werft personeel

Een payrollbedrijf zoekt meestal geen kandidaten. Jij bepaalt zelf wie je aanneemt en voert de sollicitatiegesprekken. Pas nadat je een medewerker hebt gekozen, neemt de payroller het juridisch werkgeverschap over.

Een payroller stuurt medewerkers aan

De dagelijkse leiding blijft volledig bij jouw organisatie. Jij bepaalt de werkzaamheden, werktijden en prioriteiten en voert gesprekken over ontwikkeling en functioneren.

Payroll is alleen salarisadministratie

Salarisadministratie is een belangrijk onderdeel van payroll, maar zeker niet het enige. Een payroller verzorgt ook arbeidsovereenkomsten, loonbetalingen, loonheffingen, personeelsadministratie en diverse administratieve werkgeversverplichtingen.

Wat is het verschil tussen payroll en uitzenden?

Payroll en uitzenden worden regelmatig met elkaar verward, maar er is een belangrijk verschil.

Bij payroll werf en selecteer je zelf de medewerker. Daarna komt deze juridisch in dienst bij het payrollbedrijf.

Bij uitzenden verzorgt het uitzendbureau juist zowel de werving en selectie als het werkgeverschap. Het bureau zoekt kandidaten, voert vaak de eerste gesprekken en stelt geschikte medewerkers aan jouw organisatie voor.

De keuze hangt daarom af van de vraag waar jouw organisatie behoefte aan heeft: alleen ondersteuning bij het werkgeverschap of ook hulp bij het vinden van personeel.

Wat is het verschil tussen payroll en een salarisadministratiekantoor?

Ook payroll en salarisadministratie zijn niet hetzelfde.

Een salarisadministratiekantoor verwerkt vooral salarissen en loonstroken. Jij blijft als werkgever verantwoordelijk voor vrijwel alle andere verplichtingen.

Bij payroll neemt het payrollbedrijf juist het juridisch werkgeverschap over. Daardoor verzorgt het naast de salarisadministratie ook onder andere:

• arbeidsovereenkomsten;  
• loonheffingen en premies; 
• personeelsadministratie;  
• administratieve ondersteuning bij ziekte en verlof; 
• werkgeversverplichtingen die bij het dienstverband horen. 

Payroll gaat dus verder dan alleen het verwerken van salarissen.

Conclusie

Op de vraag 'wat doet een payroller?' is het antwoord eenvoudig: een payroller neemt het juridisch werkgeverschap en een groot deel van de personeelsadministratie over. Denk aan arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, loonbetalingen en administratieve verplichtingen rondom het dienstverband.

Jouw organisatie blijft ondertussen verantwoordelijk voor de werving van nieuwe medewerkers, de dagelijkse aansturing en de ontwikkeling van het team. Zo combineer je de regie over jouw medewerkers met ondersteuning bij de administratieve en juridische kant van het werkgeverschap.

Veelgestelde vragen

Wat doet een payroller precies?

Een payroller neemt het juridisch werkgeverschap over. Dat betekent dat het payrollbedrijf onder andere arbeidsovereenkomsten opstelt, salarissen verwerkt, loon uitbetaalt en loonheffingen en premies afdraagt. De dagelijkse aansturing van medewerkers blijft bij jouw organisatie.

Wat zijn de taken van een payroller?

De belangrijkste taken van een payroller zijn:

• arbeidsovereenkomsten opstellen; 
• salarisadministratie verzorgen; 
• lonen uitbetalen; 
• loonheffingen en premies afdragen; 
• personeelsadministratie beheren; 
• ondersteuning bieden bij ziekte en verzuim. 

Werft een payroller ook personeel?

Nee. Bij payroll werf en selecteer je als werkgever zelf de medewerkers. De payroller neemt daarna het juridisch werkgeverschap en de administratie over.

Is payroll hetzelfde als uitzenden?

Nee. Bij payroll werf je zelf de medewerker. Bij uitzenden verzorgt het uitzendbureau meestal zowel de werving en selectie als het werkgeverschap.

Ben je benieuwd of payroll past bij jouw organisatie? Bekijk onze payroll dienstverlening en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen bij het werkgeverschap en de personeelsadministratie. Of bekijk alle oplossingen voor werkgevers en ontdek welke personeelsoplossing het beste aansluit bij jouw situatie.