Personeelstekort oplossen: 9 praktische tips

Voor werkgevers in het onderwijs, de overheid en de zorg is dit een belangrijke vraag. Vacatures blijven soms lang openstaan, terwijl het werk gewoon doorgaat. Daardoor neemt de druk op bestaande medewerkers toe. Gelukkig zijn er verschillende manieren om personeelstekorten aan te pakken, zowel op korte als op lange termijn.

Wat zijn de oorzaken van een personeelstekort?

Een personeelstekort ontstaat wanneer de vraag naar medewerkers groter is dan het beschikbare aanbod. Soms komt dat doordat geschikte kandidaten moeilijk te vinden zijn. In andere gevallen spelen interne factoren een rol, zoals ziekteverzuim, uitstroom of een hoge werkdruk.

Veelvoorkomende oorzaken zijn:

• Vergrijzing: ervaren medewerkers gaan met pensioen, terwijl er onvoldoende nieuwe medewerkers beschikbaar zijn.
• Mismatch op de arbeidsmarkt: kandidaten beschikken niet altijd over de gevraagde diploma's, ervaring of vaardigheden.
• Hoge werkdruk: onderbezetting kan zorgen voor extra belasting van bestaande medewerkers.
• Personeelsverloop: medewerkers vertrekken bijvoorbeeld vanwege beperkte ontwikkelmogelijkheden of een betere werk-privébalans elders.
• Veranderende personeelsbehoefte: organisaties hebben andere vaardigheden of meer capaciteit nodig door maatschappelijke en technologische ontwikkelingen.

Niet iedere organisatie heeft met dezelfde oorzaken te maken. Daarom begint een goede oplossing voor personeelstekort met inzicht in waar de grootste knelpunten zitten.

Hoe kun je een personeelstekort oplossen? 9 praktische oplossingen

Er zijn drie belangrijke manieren om personeelstekorten aan te pakken: breder werven, het werk anders organiseren en medewerkers behouden. Deze strategieën versterken elkaar.

De volgende negen oplossingen helpen je om de personeelsbezetting binnen jouw organisatie te verbeteren.

1. Kijk verder dan de gebruikelijke kandidaten

Wanneer vacatures moeilijk vervulbaar zijn, helpt het om je blik op de arbeidsmarkt te verbreden. Richt je niet uitsluitend op kandidaten met precies de juiste werkervaring. Kijk ook naar vaardigheden, motivatie en ontwikkelmogelijkheden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Herintreders die opnieuw aan het werk willen.
• Zij-instromers met ervaring in een andere sector.
• Oudere kandidaten die hun kennis willen blijven inzetten.
• Mensen met een arbeidsbeperking die met passende ondersteuning kunnen werken.
• Statushouders met relevante vaardigheden of werkervaring.

Door breder te werven, vergroot je de groep potentiële kandidaten. Houd daarbij rekening met diploma- en bevoegdheidseisen die voor bepaalde functies gelden.

2. Maak functie-eisen realistischer

Een lange lijst met functie-eisen kan geschikte kandidaten afschrikken. Kijk daarom kritisch naar wat iemand echt moet kunnen om het werk goed uit te voeren.

Maak onderscheid tussen noodzakelijke eisen en vaardigheden die iemand tijdens het werk kan leren. Is vijf jaar werkervaring bijvoorbeeld echt nodig? Of kan iemand met minder ervaring en de juiste motivatie de functie ook vervullen?

Voor functies met wettelijke kwalificatie- of bevoegdheidseisen blijft het belangrijk om daaraan te voldoen. Voor andere functies biedt het aanpassen van functie-eisen mogelijk meer ruimte.

3. Maak meer uren werken bespreekbaar

Niet iedere oplossing voor personeelstekort hoeft van buiten de organisatie te komen. Misschien zijn er medewerkers die graag meer uren willen werken, maar deze mogelijkheid nog niet hebben besproken.

Ga daarom in gesprek over de gewenste arbeidsduur. Soms kan een kleine uitbreiding van het aantal werkuren al bijdragen aan een betere personeelsbezetting.

Kijk daarbij ook naar praktische belemmeringen, zoals roosters, zorgtaken en de werk-privébalans. Meer uren werken moet passen bij de wensen en belastbaarheid van medewerkers. Ook arbeidscontracten en eventuele cao-afspraken spelen hierbij een rol.

4. Verdeel werkzaamheden slimmer

Niet alle taken hoeven door dezelfde medewerkers uitgevoerd te worden. Door werkzaamheden anders te verdelen, ontstaat mogelijk meer ruimte voor de belangrijkste taken.

In het onderwijs kunnen ondersteunende medewerkers bijvoorbeeld administratieve werkzaamheden overnemen, zodat leerkrachten meer tijd hebben voor hun leerlingen. Binnen een gemeente kan het helpen om administratieve en specialistische taken duidelijker te scheiden.

Breng daarom in kaart welke werkzaamheden veel tijd kosten. Onderzoek vervolgens welke taken anders verdeeld, vereenvoudigd of gebundeld kunnen worden.

Houd rekening met verantwoordelijkheden, bevoegdheden en de kwaliteit van het werk.

5. Verminder administratieve werkzaamheden met technologie

Digitalisering en automatisering kunnen helpen om de beschikbare capaciteit beter te benutten. Denk aan digitale formulieren, automatische planning of systemen die terugkerende administratieve handelingen vereenvoudigen.

Ook kunstmatige intelligentie (AI) kan bepaalde ondersteunende werkzaamheden versnellen. Bijvoorbeeld bij het ordenen van informatie of het opstellen van conceptteksten.

Het is belangrijk om eerst te onderzoeken welke werkzaamheden daadwerkelijk tijd kosten. Niet iedere digitale oplossing levert automatisch tijdwinst op.

Let daarnaast op privacy, informatiebeveiliging en menselijke controle, vooral wanneer je met persoonsgegevens of gevoelige informatie werkt.

6. Zet flexibel personeel in bij tijdelijke tekorten

Soms heb je niet direct behoefte aan een vaste medewerker, maar vooral aan tijdelijke ondersteuning. Bijvoorbeeld bij ziekteverzuim, zwangerschapsverlof, seizoensdrukte of een onverwachte toename van werkzaamheden.

Flexibele personeelsoplossingen, zoals uitzenden of detacheren, kunnen helpen om tijdelijke capaciteitsproblemen op te vangen. Driessen ondersteunt werkgevers in de publieke sector bij het vinden, inzetten en begeleiden van medewerkers.

Zo behoud je ruimte om de structurele personeelsbehoefte te onderzoeken, terwijl belangrijke werkzaamheden doorgaan.

Welke vorm van flexibele inzet geschikt is, hangt onder meer af van de functie, de gewenste inzetduur, het budget en de geldende arbeidsvoorwaarden.

7. Investeer in het behouden van medewerkers

Nieuwe medewerkers vinden is belangrijk, maar bestaande medewerkers behouden verdient minstens zoveel aandacht.

Wanneer ervaren medewerkers vertrekken, verlies je niet alleen capaciteit, maar ook kennis en ervaring. Daarom is goed werkgeverschap een belangrijk onderdeel van de aanpak van personeelstekorten.

Je kunt medewerkers bijvoorbeeld ondersteunen door:

• Regelmatig te bespreken hoe zij hun werkdruk ervaren.
• Aandacht te besteden aan een goede werk-privébalans.
• Medewerkers te betrekken bij veranderingen.
• Ruimte te bieden voor persoonlijke ontwikkeling.
• Nieuwe collega's zorgvuldig in te werken.
• Duidelijkheid te geven over verwachtingen en verantwoordelijkheden.

Luister vooral naar wat medewerkers zelf nodig hebben. Wat voor de ene medewerker belangrijk is, hoeft voor een ander niet doorslaggevend te zijn.

8. Bied mogelijkheden om door te groeien

Soms zoeken organisaties buiten de deur naar vaardigheden die intern ontwikkeld kunnen worden.

Door medewerkers opleidingen, begeleiding of andere werkzaamheden aan te bieden, kun je beschikbare talenten beter benutten.

Denk aan een administratief medewerker die zich wil ontwikkelen richting personeelszaken. Of een medewerker binnen een overheidsorganisatie die interesse heeft in een andere afdeling.

Interne mobiliteit kan helpen om vacatures in te vullen en medewerkers nieuwe perspectieven te bieden.

Bekijk daarom eerst welke kennis en ambities al binnen jouw organisatie aanwezig zijn voordat je uitsluitend extern gaat werven.

9. Werk samen met andere organisaties

Een personeelstekort oplossen hoef je niet volledig zelfstandig te doen. Samenwerking met andere organisaties kan mogelijkheden bieden om medewerkers, kennis en capaciteit beter te benutten.

Zo kunnen onderwijsinstellingen samenwerken aan vervangingsmogelijkheden of het aantrekken van nieuwe leerkrachten. Ook samenwerking met opleiders kan bijdragen aan de ontwikkeling van toekomstige medewerkers.

Binnen de publieke sector kunnen organisaties daarnaast onderzoeken of zij werkzaamheden, expertise of tijdelijke capaciteit kunnen delen.

Maak daarbij duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden, inzet en arbeidsvoorwaarden.

Wat kun je op korte termijn doen tegen personeelstekort?

Wanneer de personeelsdruk hoog is, wil je vooral voorkomen dat belangrijke werkzaamheden blijven liggen. Sommige oplossingen kunnen relatief snel verlichting bieden.

Begin met het vaststellen welke werkzaamheden prioriteit hebben. Kijk vervolgens of je beschikbare medewerkers anders kunt inzetten of tijdelijke ondersteuning nodig hebt.

Mogelijke maatregelen zijn:

• Stel prioriteiten: bepaal welke werkzaamheden noodzakelijk zijn en welke tijdelijk kunnen wachten.
• Onderzoek interne capaciteit: bespreek of medewerkers tijdelijk andere taken kunnen oppakken.
• Vereenvoudig processen: verminder onnodige administratieve stappen.
• Schakel tijdelijke ondersteuning in: onderzoek of flexibele medewerkers kunnen helpen bij onderbezetting.
• Versnel de werving: beoordeel of je selectieproces onnodige stappen of functie-eisen bevat.

Let erop dat tijdelijke maatregelen de werkdruk niet verder verhogen. Een snelle oplossing moet ook verantwoord zijn voor de medewerkers die het werk uitvoeren.

Hoe voorkom je personeelstekorten op de lange termijn?

Een structurele oplossing voor personeelstekort vraagt om vooruitkijken. Alleen reageren wanneer iemand vertrekt, maakt een organisatie kwetsbaar.

Met strategische personeelsplanning breng je in kaart welke medewerkers en vaardigheden je nu en in de toekomst nodig hebt.

Breng de toekomstige personeelsbehoefte in kaart

Onderzoek welke ontwikkelingen invloed hebben op jouw organisatie. Denk aan pensionering, veranderende werkzaamheden, groeiende dienstverlening of nieuwe technologische mogelijkheden.

Vergelijk de toekomstige personeelsbehoefte met de kennis en capaciteit die al beschikbaar zijn. Zo zie je waar mogelijk tekorten ontstaan.

Investeer in opleiding en ontwikkeling

Niet iedere toekomstige vacature hoeft door een nieuwe medewerker ingevuld te worden. Soms kun je bestaande medewerkers voorbereiden op een andere functie.

Bespreek daarom regelmatig welke vaardigheden medewerkers willen ontwikkelen en welke mogelijkheden jouw organisatie kan bieden.

Maak personeelsbehoud onderdeel van je beleid

Een prettige werkomgeving, realistische werkdruk en aandacht voor ontwikkeling dragen bij aan aantrekkelijk werkgeverschap.

Onderzoek waarom medewerkers blijven of vertrekken. Gebruik die inzichten om gericht verbeteringen door te voeren.

Zo werk je niet alleen aan het invullen van vacatures, maar ook aan een organisatie waar mensen graag blijven werken.

Welke oplossingen werken bij personeelstekorten in de publieke sector?

De aanpak van personeelstekorten verschilt per sector. In het onderwijs, de zorg en de overheid spelen specifieke uitdagingen en functie-eisen.

Personeelstekort in het onderwijs oplossen

In het onderwijs kan een personeelstekort direct gevolgen hebben voor de continuïteit van lessen en de werkdruk van leerkrachten.

Mogelijke oplossingen zijn de inzet van vervangende leerkrachten, het begeleiden van zij-instromers en het inzetten van onderwijsondersteunend personeel.

Ook samenwerking tussen scholen kan helpen om beschikbare capaciteit beter te organiseren.

Driessen biedt personeelsoplossingen voor het primair onderwijs en ondersteunt onderwijsorganisaties bij het vinden en inzetten van leerkrachten en ondersteunende medewerkers.

Personeelstekort in de zorg oplossen

In de zorg vraagt personeelskrapte om een goede balans tussen beschikbare capaciteit en passende zorg.

Door administratieve werkzaamheden te verminderen en taken waar mogelijk anders te verdelen, kunnen zorgmedewerkers meer ruimte krijgen voor hun kerntaken.

Daarnaast zijn aandacht voor werkdruk, duurzame inzetbaarheid en ontwikkelmogelijkheden belangrijk. Bij het anders verdelen van zorgtaken moeten bevoegdheden, bekwaamheid en patiëntveiligheid vooropstaan.

Personeelstekort bij de overheid oplossen

Ook overheidsorganisaties kunnen moeite hebben om bepaalde vacatures te vervullen. Tegelijkertijd blijft de behoefte aan betrouwbare publieke dienstverlening bestaan.

Mogelijke oplossingen zijn het ontwikkelen van interne medewerkers, breder werven en tijdelijk inzetten van aanvullende capaciteit.

Daarnaast kunnen gemeenten en andere overheidsorganisaties onderzoeken waar samenwerking of digitalisering werkzaamheden kan vereenvoudigen.

Hoe bepaal je welke oplossing past bij jouw organisatie?

Er bestaat geen oplossing voor personeelstekort die voor iedere organisatie hetzelfde werkt. De juiste aanpak hangt af van de oorzaak, de duur en de gevolgen van het tekort.

Met de volgende stappen maak je een gerichte keuze.

1. Analyseer het tekort. Onderzoek welke functies moeilijk vervulbaar zijn en waarom.
2. Bepaal de urgentie. Maak onderscheid tussen tijdelijke onderbezetting en structurele personeelsproblemen.
3. Onderzoek interne mogelijkheden. Kijk naar taakverdeling, ontwikkeling, extra werkuren en behoud van medewerkers.
4. Kies passende maatregelen. Combineer bijvoorbeeld bredere werving met procesverbetering en flexibele inzet.
5. Meet de resultaten. Volg de ontwikkeling van openstaande vacatures, werkdruk, verzuim en personeelsverloop.

Door regelmatig te evalueren, ontdek je welke maatregelen daadwerkelijk bijdragen aan een betere personeelsbezetting.

Personeelstekort oplossen begint met een passende aanpak

Een personeelstekort oplossen is vaak een combinatie van nieuwe medewerkers aantrekken, bestaande medewerkers behouden en het werk anders organiseren.

Vooral in de publieke sector is het belangrijk om verder te kijken dan de vacature van vandaag. Hoe zorg je ervoor dat de dienstverlening doorgaat, terwijl je ook investeert in de medewerkers van morgen?

Bij Driessen helpen we organisaties in het onderwijs, de overheid en andere betekenisvolle sectoren met personeelsoplossingen die aansluiten op hun behoeften. Of het nu gaat om flexibel personeel, werving en selectie of ondersteuning bij personeelsvraagstukken: we denken graag met je mee.

Wil je onderzoeken welke aanpak past bij jouw personeelsvraagstuk? Ontdek onze personeelsoplossingen voor werkgevers en bekijk hoe we jouw organisatie kunnen ondersteunen.