Laat je niet afleiden door wat je nog moet doen

Volgens de bekende timemanagement-goeroe David Allen is het bij een lek schip zinloos om te overleggen welke koers je moet varen. Je kunt beter eerst zorgen dat het schip weer kan varen. “Er is pas plaats voor nieuwe perspectieven als de situatie onder controle is.”

Grip krijgen

Met zijn methode ‘Getting Things Done’ maakt de 71-jarige Allen al een jaar of vijftien furore. Het gaat om het controle krijgen over de dingen die je doet. Met de juiste aanpak is het volgens Allen niet al te moeilijk grip te krijgen op situaties. “Niet omdat je niets meer te doen hebt, integendeel. Maar omdat wat je allemaal nog te doen hebt, duidelijk voor je is.”

Onbenullig

Getting Things Done is een relatief simpele methode. Uitgangspunt is dat mensen problemen hebben met dingen die ze willen of moeten doen. De eerste regel van Allens methode is dat je al die dingen eerst moet verzamelen en beschrijven. “Schrijf het allemaal maar op, hoe onbenullig dat soms ook lijkt (‘zet koffie’, ‘vind sleutels’).”Daarbij doe je zaken die minder dan twee minuten kosten meteen. Regel twee ‘handel alles systematisch en precies af’ geldt voor alle andere zaken. “Zorg dat je veel weggooit en alleen bewaart wat wezenlijk van belang is.”

Trucs

Allen heeft talloze tips en trucs om dingen te categoriseren en op to do-lijstjes te zetten. Die lijstjes zijn volgens Allen belangrijk, omdat ze niet meer in je hoofd zitten en richting geven aan je acties.

Concrete acties

Op de lijstjes moeten concrete acties staan. Dus niet: vrienden worden met een collega. Maar wel: die collega uitnodigen voor mijn verjaardag aanstaande zaterdag. “De beste manier om goed en geconcentreerd te werken, is om niets anders aan je hoofd te hebben. En om daarvoor te zorgen, moet je alles wat je te doen hebt, opschrijven.”

Geen afleiding

De praktijk is echter voor veel mensen lastiger dan de theorie. “De meeste mensen maken een lijstje met dingen die ze nog moeten doen, zodat ze elke keer als ze iets afvinken een goed gevoel hebben. Maar als je totale vrijheid en helderheid wilt ervaren, moet je een stap verder zetten. Bij Getting Things Done gaat het erom dat je je totaal kunt verliezen in wat je doet, zonder afgeleid te worden door dingen die je ook nog moet doen.”

Controle

Volgens Allen gaat het om controle en perspectief. Hij onderkent vijf stadia om ergens controle over te krijgen. Ten eerste moet je weten waarover je controle wilt krijgen (capture). Vervolgens moet je helder krijgen wat het is en wat je eraan kunt doen (clarify). Daarna moet je het op een coherente manier organiseren (organise). Stap vier is dat je inventariseert wat de beste manier, tijd en plaats zijn voor actie (reflect and review). Hierna onderneem je ook echt actie (engage, take action).

Perspectieven

Pas nadat je controle hebt, komen de nieuwe perspectieven in beeld. Dat zijn zes niveaus. Het hoogste niveau is ‘purpose’, waarom zijn we hier? Gevolgd door ‘vision’: wat is succes voor jou? Daarna komt: wat moet je bereiken om de vision te bereiken? Oftewel, wat zijn je doelen (objectives)? Het volgende niveau betreft de randvoorwaarden waarbinnen het moet gebeuren: je gezondheid, vriendschappen, financiële positie. Op niveau vijf inventariseer je wat je nog moet doen. Dat zijn meestal zo’n dertig tot honderd zaken.

Knagend gevoel

Het laatste niveau zijn de concrete dingen die je moet doen: commentaar geven op een beleidsrapport, de dokter bellen voor een afspraak of alle collega’s appen. Zo lukt het af en toe om het knagende gevoel kwijt te raken dat je nog zoveel moet doen. “You can do anything, but not everything”, stelt Allen.

Handgeschreven briefjes

Allen werkt zelf nog steeds met de handgeschreven briefjes die hij anderen aanbeveelt. “Ik heb zelf 175 next actions. Die wil je toch niet allemaal op één lijst hebben? Ook ik heb altijd meer te doen dan ik in één dag kan doen. Maar het gaat er ook niet om dat ik niets te doen wil hebben. Het gaat er om dat ik niets aan mijn hoofd wil hebben, behalve hetgeen ik daadwerkelijk aan mijn hoofd heb.”

Bron: Management Team