Het verzuimdossier: wat mag wel – wat mag niet?

Bij een verzuim- en re-integratietraject komt veel kijken. In ieder traject is het belangrijk om op een juiste manier informatie te registreren. Automatisch hebben we dan wel te maken met de privacy van de medewerker. Hoe voer je een normaal gesprek als er niet mag worden gesproken over de klacht of de aandoening van de medewerker?

Wat mag wel in het verzuimdossier?

Als werkgever mag je in het kader van de verzuimbegeleiding van zieke medewerkers slechts een beperkt aantal gegevens verwerken. Dit betekent dat in het verzuimdossier mag worden vastgelegd:

Functionele mogelijkheden;
Telefoonnummer en verpleegadres;
Registratie of er een vangnet van toepassing is;
Of het om een verkeersongeval of arbeidsongeval gaat;
Werkzaamheden waartoe de medewerker in staat is;
Mate van arbeids(on-)geschiktheid;
Werkaanpassingen die in het kader van re-integratie getroffen moeten worden;
Verwachte duur van de arbeidsongeschiktheid.

Ga hierbij altijd ervan uit dat de beperkingen die de arbeidsongeschiktheid veroorzaken pas geregistreerd worden op het moment dat dit getoetst is bij een bedrijfsarts. De bedrijfsarts is en blijft degene die oordeelt of er een beperking aanwezig is en de mate waarin deze beperkingen aanwezig zijn.

Wat mag niet in het verzuimdossier?

In het verzuimdossier mag de ziekte of aandoening zelf of de oorzaak daarvan niet benoemd worden. Dus termen als ‘rugklachten’ en ‘klachten aan houdings- en bewegingsapparaat’ mogen niet. Iets dergelijks als ‘medewerker heeft beperkingen ten aanzien van bukken, tillen/dragen, hurken en knielen’ mag wel wanneer de bedrijfsarts dit heeft beoordeeld. Over ‘privé gerelateerde klachten’ mag alleen opgenomen worden dat de klachten ‘niet-arbeidsgerelateerd’ zijn. Bij een ruzie met een leidinggevende of collega is sprake van ‘een verstoorde arbeidsverhouding’. Ook medicijngebruik of de aard van behandeling mag niet vermeld worden. Spreek daarom niet over een ‘traject bij een fysiotherapeut’, maar over een ‘behandeling/interventie’.

Lees ook: Een sterk verzuimbeleid: de basis voor een gezonde organisatie

Belang van privacy

In de huidige tijd wordt er steeds meer informatie gedeeld en vastgelegd. Dit gebeurt door bedrijven, overheden maar ook door medewerkers zelf. Dit gebeurt in veel gevallen bewust, maar vaak ook onbewust. Daarnaast kan een situatie met de tijd veranderen. En is een medewerker met een klacht van 10 jaar geleden nu niet minder geschikt voor een bepaalde functie of taak. Het draait om het functioneren in het hier en nu. Als individu behoudt iedereen het recht om regie te voeren over zijn eigen gegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens is de autoriteit die erop toe ziet dat bedrijven en overheden op een correcte manier omgaan met privacygevoelige informatie. Het belang van het individu staat daarbij voorop. Zo schrijft de Autoriteit Persoonsgegevens: “Het gaat erom dat we niet continu gevolgd worden, dat onze medische gegevens veilig zijn en dat we iets kunnen doen tegen een automatisch genomen besluit over ons.”

Focus verleggen

Ondanks de hindernissen die mogelijk worden ondervonden door werkgevers sluit de huidige privacywetgeving op basis van de AVG aan bij de doelstelling van de in 2002 ingevoerde Wet Verbetering Poortwachter. Deze wetgeving heeft als doel de werkgever en zijn medewerker verantwoordelijk te maken voor de re-integratie en uit te gaan van mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden. Hierbij dient niet meer de ziekte als de kern van het probleem, maar ligt de oplossing in het denken in mogelijkheden. Werkgevers kunnen medewerkers hierin begeleiden door zoveel mogelijk samen het gesprek aan te gaan rondom het organiseren van gezond én passend werk, met de focus op wat wel kan.

Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens (AP), Nederlandse Vereniging voor Verzekeringsgeneeskunde (NVVG)