Apps als smeermiddel van het nieuwe werken
Het nieuwe werken kan veel vrijheid betekenen. Onderdeel van deze manier van werken zijn ICT-hulpmiddelen, waaronder apps. Deze zorgen voor meer flexibiliteit. Dit blijkt onder andere uit een recent project van de BAR-organisatie, de ambtelijke samenvoeging van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk.
Bij het nieuwe werken horen vier principes. De eerste is dat medewerkers tijd- en plaatsonafhankelijk kunnen werken. Daarnaast werken de medewerkers zelfstandig en vanuit kennis, ervaringen en ideeën. Ten derde worden medewerkers aangestuurd op resultaten. Tot slot heeft de organisatie een flexibele arbeidsrelatie met de medewerkers. Apps maken vooral het eerste principe goed mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan apps voor zakelijk chatten of apps waarmee medewerker op iedere locatie hun eigen HRM-zaken kunnen regelen.
Fusie
Een fusie kan een goed moment zijn om nieuwe technologie en werkmethoden toe te passen. Zo leidde de ambtelijke samenvoeging van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk op dit gebied tot een nieuw kantoorconcept. De gemeenteambtenaren van de nieuwe BAR-organisatie gingen voortaan flexibel werken en kregen daarvoor een laptop en smartphone.
Zoekende ambtenaren
Probleem na de samenvoeging was dat de BAR-organisatie verspreid was over drie gemeentehuizen. Daarbij was er te weinig geld voor de inrichting van een grote, moderne kantoortuin. De ambtenaren moesten blijven werken in de bekende lange gang met aan weerszijden kantoorkamers. Vanwege de keuze voor flexibele werkplekken leidde dit tot rondlopende en op deuren kloppende medewerkers die een werkplek zochten. Dit zorgde voor veel onrust en irritaties. De IT’ers van de BAR-organisatie ontwikkelden daarom software op basis van ‘beacontechnologie’, een digitaal detectiesysteem met een downloadbare app.
Stickers
De app met de naam BARconnect werkt op Bluetooth en is met werkplekken verbonden door stickers. Ambtenaren die de app op hun smartphone hebben, kunnen ermee inchecken, zoeken naar een beschikbare werkplek en naar collega’s. Deze moeten wel ingecheckt zijn om gevonden te worden. Vanwege de privacy is het ook mogelijk om anoniem in te checken.
Intern ontwikkelde app
Wethouder Lennart van der Linden van Barendrecht praat enthousiast over BARconnect. “We gebruiken het nu een kleine twee maanden voor zo’n zeshonderd werkplekken en de eerste reacties zijn positief. En omdat we het voor een groot deel intern hebben ontwikkeld, was het ook niet duur.” De kosten van de app zijn zo’n 50.000 euro. Volgens Van der Linden zou dat extern het zesvoudige zijn geweest.
Bronnen: Binnenlands Bestuur, AndersSamenwerken